Trong bài viết này GDSERVICE sẽ chia sẻ cho bạn kinh nghiệm giải trình khi thanh tra quyết toán thuế cho doanh nghiệp. Bài viết sẽ cung cấp cho bạn thông tin về việc chuẩn bị hồ sơ và 12 điều cần lưu ý khi quyết toán thuế. Hãy cùng theo dõi bài viết để biết thêm chi tiết!
1. Chuẩn bị hồ sơ quyết toán thuế
Bước 1: Chuẩn bị sổ kế toán trong file Excel (gửi qua email)
- Xuất sổ cái từ loại 1 đến loại 9, CĐPS, Công Nợ các năm thanh kiểm tra thuế ra file Excel và gửi qua email cho bên thuế.
- In toàn bộ sổ sách ra Excel, đóng quyển và đóng thùng carton. Mang lên đội kiểm tra thuế hoặc kiểm tại doanh nghiệp tùy theo từng chi cục/cục.
Bước 2: Chuẩn bị bảng kê mua vào và bán ra trong file Excel (gửi qua email)
- Gộp dữ liệu mua vào và bán ra từ năm thanh kiểm tra thuế ra file Excel.
- Lọc tất cả hóa đơn đơn > 20 triệu, ghi chú ngày thanh toán và số tiền thanh toán.
Lưu ý: Riêng bộ hồ sơ công nợ nên phô tô những hóa đơn > 20 triệu và UNC hoặc lưu thành bộ.
Bước 3: Chuẩn bị báo cáo quyết toán TNDN và BCTC năm thanh kiểm tra (phô tô 1 bản cho bên thuế khi họ kiểm tra)
- In bản mềm 01 bản lưu trữ sổ sách.
- In 01 bản gửi cán bộ thuế.
- Bao gồm: Quyết toán TNDN, TNCN, BCTC các năm.
Lưu ý: Cán bộ thuế thường chỉ quan tâm đến bản cuối cùng doanh nghiệp đã nộp. Tuy nhiên, vẫn phải lưu trữ bản gốc lần nộp đầu để khi hỏi kiểm tra vẫn có số liệu để giải trình.
Bước 4: Chuẩn bị hóa đơn mua vào và bán ra (bản gốc) và tờ khai thuế hàng kỳ
- Kẹp hóa đơn theo tờ khai hàng tháng/quý.
- Kẹp chứng từ: phiếu thu, chi, hạch toán, nhập kho…
Lưu ý: Sắp xếp theo tháng/quý của tờ khai thuế.
Bước 5: Chuẩn bị sổ phụ ngân hàng và ủy nhiệm chi (bản gốc)
- Liệt kê các hóa đơn mua vào >= 20 triệu, ghi rõ ngày thanh toán.
- Kẹp UNC vào các hóa đơn > 20 triệu để dễ kiểm tra và tra cứu.
- Có thể phô tô riêng hoặc lưu bản gốc riêng, bản phô tô kẹp chứng từ sổ sách.
- Đối chiếu bảng tổng hợp công nợ và công nợ chi tiết với bảng kê Excel để xem chênh lệch công nợ thanh toán với công nợ khách hàng.
Bước 6: Chuẩn bị hợp đồng lao động và bảng lương (bản gốc)
- Kẹp hợp đồng lao động kèm theo chứng minh thư.
- Bảng chấm công đầy đủ.
- Quyết định tăng lương và phụ lục hợp đồng lao động.
- Quyết toán thuế TNCN đầy đủ.
- Ký tá đầy đủ.
Lưu ý: Các khoản chi lương và phụ cấp theo lương không được ghi trong văn bản này sẽ bị loại trừ và không tính vào chi phí hợp lý. Điều này áp dụng cho hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể, quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn, và quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty .
Bước 7: Chuẩn bị hợp đồng kinh tế
- Kẹp hợp đồng kinh tế đã ký kết, phụ lục hợp đồng, thanh lý hợp đồng, biên bản giao nhận.
- Hợp đồng đầu vào là hợp đồng nguyên tắc do việc mua bán là thường xuyên.
- Sử dụng hợp đồng mượn xe để hợp lý chi phí xăng dầu đã đưa vào.
- Đánh dấu bằng giấy note màu để dễ nhận biết.
- Hợp đồng chứng từ nào mất thì liên hệ khách hàng để xin bản sao hoặc bản gốc.
Lưu ý: Lưu trữ theo bìa còng. Công ty nào phát sinh nhiều có thể lưu riêng 1 bìa còng. Nếu ít, thì lưu chung nhưng có ghi chú bằng giấy note.
Bước 8: Chuẩn bị giấy phép kinh doanh
- Lưu trữ phô tô sao y hoặc phô tô đóng dấu treo.
- Đối với các chứng từ khác như đăng ký mẫu dấu, điều lệ công ty, quy chế tài chính công ty, cũng cần lưu trữ đầy đủ.
- Quy chế tài chính công ty là một loại văn bản quan trọng xuyên suốt trong quá trình thanh kiểm tra. Nó có mối liên hệ mật thiết đến những chi phí phát sinh trong doanh nghiệp như tiền tiếp khách hàng, phòng nghỉ, máy bay, công tác phí khác, mượn xe, sửa chữa xe đi mượn, điện thoại.
Lưu ý: Kiểm tra chi phí của doanh nghiệp sau đó soạn quy chế tài chính cho phù hợp với những chi phí đã phát sinh .
2. Các lưu ý khi quyết toán thuế
Lưu ý 1: Hóa đơn xuất tạm ứng khi mới ký hợp đồng 30%
- Vấn đề này sẽ có bài viết riêng, mình sẽ chia sẻ sau nhé!
Lưu ý 2: Hóa đơn sai sót một vài đồng và vài trăm nghìn đồng
- Lập kê khai bổ sung khi làm điều chỉnh. Tốt nhất là phô tô tất cả hóa đơn bị sai và kẹp với tờ khai điều chỉnh kỳ bị sai và kỳ phát hiện kê khai sai có điều chỉnh chỉ tiêu. Khi thuế hỏi, ta có ngay giải trình.
- Nếu hóa đơn chỉ sai vài đồng hoặc vài trăm (ví dụ: hóa đơn 16.262.265 nhưng kê khai 16.262.266 do tính nhảy số của HTKK), tốt nhất để kệ sai sót.
Lưu ý 3: Hóa đơn có giá trị lớn nhưng vẫn treo công nợ nhiều năm không thanh toán
- Hóa đơn trực tiếp hoặc hóa đơn thuế GTGT nếu có giá trị lớn từ hơn 20 triệu trở lên, và đến thời điểm thanh kiểm tra thuế tại doanh nghiệp mà vẫn treo công nợ tài khoản 331, thì lập sẵn các chứng từ liên quan: hợp đồng trả chậm, giao nhận, để chuẩn bị giải trình.
- Đối với ngành xây dựng, vốn lưu động là huyết mạch sống còn, và công nợ phải thu vào thì lâu lâu mới được nhận. Do thiếu vốn, do không cân đối được dòng tiền. Mặc dù nhận nhiều công trình thi công lớn, nhưng không cân đối được tiền lưu động. Việc treo nợ lâu năm không trả, không thanh toán chậm với bên bán mới dẫn đến tình trạng trên là chuyện bình thường.
Lưu ý 4: Công trình đã nghiệm thu, đã thu tiền hoặc chưa nhưng vẫn không xuất hóa đơn
- Lỗi này xảy ra nhiều nhất tại doanh nghiệp xây lắp. Bởi vì chủ đầu tư vì lý do nào đó thiếu vốn chưa trả tiền nên bên nhận thầu cũng không xuất hóa đơn dù đã nghiệm thu.
- Đã nhận tiền tạm ứng nhiều đợt, nhưng vẫn chưa có hợp đồng, không có hồ sơ chứng từ liên quan nào đến chủ đầu tư, công nợ treo tài khoản 131.
- Khắc phục: Xuất hóa đơn bù và bổ sung hợp đồng cho các khoản tạm ứng. Trên hợp đồng ghi rõ các lần tạm ứng không cần xuất hóa đơn, chỉ xuất hóa đơn khi hai bên nghiệm thu hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng.
Lưu ý 5: Đối chiếu vật liệu dự toán với xuất kho
- Cán bộ thuế yêu cầu xuất tổng hợp vật tư đã xuất cho công trình. Căn cứ vào đây, cán bộ sẽ đối chiếu với dự toán. Vật liệu nào không có trong dự toán sẽ được xuất toán. Vật liệu nào vượt định mức về khối lượng sẽ quy ra giá trị vượt và cũng được xuất toán.
- Khắc phục: Khi lập sổ sách tính giá thành kế toán, nên đối chiếu kỹ và khảo sát vật tư với dự toán. Nếu vượt hoặc không đúng vật tư theo dự toán, phải có biện pháp xử lý kịp thời.
Lưu ý 6: Chứng từ ngân hàng “Thiếu, mất”
- Dọn và di chuyển nhiều lần, UNC mất khá nhiều. Do đó, phải làm công văn lên ngân hàng xin sao y trích lục, tốn khá nhiều tiền phí.
- Khắc phục: Đối với UNC bị mất, có thể sử dụng Giấy báo nợ, sao kê chi tiết tạm làm căn cứ giải trình và cung cấp chứng từ bổ sung sau.
Lưu ý 7: Hóa đơn Nguyên vật liệu phục vụ công trình
- Hóa đơn sắt thép nếu mua cùng nơi địa phương thi công thì hợp lệ. Tuy nhiên, nếu khác địa phương (do mua sắt ở Việt Trì mà thi công ở Lào Cai), thì cần phải chứng minh có hóa đơn vận chuyển nếu công ty không có xe tải vận chuyển. Nếu không, loại bỏ không được chấp nhận.
- Khắc phục: Nếu vận chuyển, phải có lịch trình vận chuyển, định mức nhiên liệu cho phương tiện vận chuyển. Phương tiện vận chuyển có thể là xe đi thuê hoặc đi mượn, hoặc thuê đơn vị vận chuyển. Có yếu tố phương tiện vận chuyển và thủ tục chưa đủ hợp lý, phải có hợp đồng thi công trên hợp đồng ghi rõ có hạng mục sử dụng sắt thép, cát đá, sỏi… sử dụng cho công trình, vì công ty mình chỉ là công ty nhận giao khoán nhân công không bao thầu nguyên vật liệu.
Lưu ý 8: Chứng minh Nguyên vật liệu phục vụ công trình
- Phô tô sao y hoặc phô tô đóng dấu treo đều được công ty nhận giao thầu nhân công nên vật tư chỉ có vật tư phụ. Nếu có hóa đơn sắt thép, cát đá… mua về, thì phải chứng minh trên dự toán, hợp đồng, phụ lục hợp đồng, báo giá có hạng mục chủ đầu tư có giao khoán lại hạng mục công trình của nhà máy. Phần nguyên vật liệu có sắt thép, cát, đá, sỏi… phải ghi rõ là hạng mục nào có vật tư thì được phép đưa vào, vì hợp đồng giao khoán nhân công đã được chủ đầu tư cung cấp.
- Phải nhờ đơn vị chủ đầu tư xác nhận và ký lại hợp đồng do trước đó hợp đồng không có hạng mục vật tư, nguyên vật liệu, nhưng có sự thay đổi trong quá trình thi công có hạng mục cung cấp vật tư. Khách hàng ký xác nhận nên toàn bộ sắt thép… được chấp nhận là chi phí hợp lý.
- Hóa đơn xăng phải có định mức xăng dầu, lịch trình công tác, quyết định công tác phí. Riêng khoản này, tiền xăng bên mình hơi nhiều nên bị loại 01 phần. Lịch trình công tác và định mức nhiên liệu do không làm từ trước nên phải huy động người rất nhiều để lập bảng kê và các thủ tục do các bác thuế yêu cầu. Do xăng mua nhiều ngày liên tiếp mỗi ngày mấy trăm lít nên không hợp lý vì xe không thể đi 1 ngày mấy trăm lít được 01 ngày dù đi nhiều đi chăng nữa cũng trong vòng bán kính 100km cũng chỉ chấp nhận tối đa 30 lít cho loại xe bán tải. Khi làm tại doanh nghiệp, các bạn căn cứ thông số kỹ thuật của xe để đưa vào sao cho hợp lý.
Lưu ý 9: Lỗ được phép chuyển liên tục 5 năm, các năm trước có lỗ thì năm 2024 nhớ đính kèm phụ lục 03-2A. Phụ lục này có 2 tác dụng:
- Nếu năm 2024 lãi thì trên phụ lục ghi số lỗ cần chuyển vào cột “số lỗ được chuyển trong phần tính thuế này”.
- Nếu năm 2024 lỗ, thì trên phụ lục cột “số lỗ được chuyển trong phần tính thuế này” để trống. Mục đích chỉ là theo dõi số lỗ các năm và số lỗ đã chuyển các năm trước.
Lưu ý 10: Phần quyết toán thuế TNDN
- Do sự khác biệt giữa kế toán và luật thuế, gõ từ chỉ tiêu B2 cho tới B7. Đặc biệt chú ý các khoản chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN, nhớ gõ vào chỉ tiêu B4.
- Phần đã xuất hóa đơn, ghi nhận trong năm 2018 nhưng bị thuế thanh tra kéo về các năm trước và đã truy thu, phạt nộp chậm thuế. Gõ vào chỉ tiêu B9 đến B11 tương ứng.
- Thuế suất công ty đang áp dụng là bao nhiêu để gõ thu nhập tính thuế vào các cột C7, C8, C9 tương ứng.
- Doanh nghiệp có ưu đãi về thuế, nhớ chọn phụ lục 03-3A, lưu ý các chỉ tiêu từ C11 đến C1531.
- Nhớ gõ số tiền thuế TNDN đã tạm tính và đã nộp vào NSNN của 04 quý của năm 2018 vào cột E1.
- Căn cứ pháp lý: TT78/2014/TT-BTC, TT151/2014/TT-BTC, TT96/2015/TT-BTC…
Lưu ý 11: Phần quyết toán thuế TNCN
- Người lao động ký hợp đồng từ 3 tháng trở lên thì giảm trừ bản thân 9.000.000 đồng/tháng (từ 1/7/2020 tăng lên 11.000.000 đồng/tháng).
- Những anh chị em nào Doanh nghiệp quyết toán thay (tích ô cá nhân ủy quyền quyết toán thay): Giảm trừ bản thân 12 tháng. Số còn lại (không tích ô cá nhân ủy quyền quyết toán thay): Giảm trừ theo số tháng thực tế làm việc.
- Về vấn đề giảm trừ người phụ thuộc: Người lao động ký hợp đồng từ 3 tháng trở lên thì giảm trừ người phù thuộc 3.600.000 đồng/tháng (từ ngày 1/7/2020 tăng lên 4.400.000 đồng/tháng).
- Giảm trừ tính từ khi phát sinh nuôi dưỡng.
- Về vấn đề cam kết 02 để không phải khấu trừ thuế: Người lao động ký hợp đồng thời vụ dưới 3 tháng khi doanh nghiệp chi trả nếu: Mỗi lần chi trả dưới 2 triệu đồng/tháng thì không phải khấu trừ thuế TNCN gì cả. Mỗi lần chi trả từ 2 triệu đồng trở lên thì khấu trừ 10% thuế TNCN. Nếu không muốn khấu trừ 10% thuế TNCN, thì làm cam kết 02 theo TT92/2015/TT-BTC nếu như ước tính cả năm thu nhập không vượt quá 108 triệu đồng và có mã số thuế cá nhân tại thời điểm cam kết.
- Lưu ý: Cam kết 02 nếu có duy nhất thu nhập, chứ không phải hiểu theo kiểu thu nhập duy nhất 1 nơi.
- Căn cứ pháp lý : TT111/2013/TT-BTC, TT92/2015/TT-BTC
Lưu ý 12: Các Lỗi Liên Quan Đến Thuế Trong Kế Toán Xây Dựng
Trong lĩnh vực kế toán xây dựng, việc xử lý các lỗi liên quan đến thuế là một phần quan trọng để đảm bảo tuân thủ quy định và tránh rủi ro. Dưới đây là hai trường hợp thường gặp liên quan đến điều chỉnh sau khi quyết toán thuế:
Điều Chỉnh Thuế GTGT:
- Điều chỉnh kê khai bổ sung của kỳ giảm thuế VAT được khấu trừ và đồng thời ở thời điểm kỳ hiện tại, khi có quyết định thanh tra thuế, chúng ta cần nhập vào chỉ tiêu [37] của tờ khai kỳ hiện tại.
- Hạch toán khoản giảm VAT này của tài khoản 1331 như sau:
- Nợ tài khoản 811,642,242 (hoặc 4211).
- Có tài khoản 1331.
3. Xử Lý Chênh Lệch Hàng Tồn Kho, Tiền Mặt Hoặc Khác:
Trong trường hợp phát hiện thiếu hụt, mất mát hàng hoá ở bất kỳ khâu nào trong kinh doanh, chúng ta cần lập biên bản và truy tìm nguyên nhân.
Kế toán căn cứ vào quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền để ghi sổ kế toán:
- Phản ánh giá trị hàng hoá thiếu chưa xác định được nguyên nhân, chờ xử lý:
- Nợ tài khoản 138 – Phải thu khác (1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý).
- Có tài khoản 156 – Hàng hoá.
- Khi có quyết định xử lý:
- Nợ các tài khoản 111, 112,… (nếu do cá nhân gây ra, phải bồi thường bằng tiền).
- Nợ tài khoản 334 – Phải trả người lao động (nếu do cá nhân gây ra, phải trừ vào lương).
- Nợ tài khoản 138 – Phải thu khác (1388) (phải thu tiền bồi thường của người phạm lỗi).
- Nợ tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán (giá trị hao hụt, mất mát của hàng tồn kho sau khi trừ số thu bồi thường theo quyết định xử lý).
- Có tài khoản 138 – Phải thu khác (1381).
Trường Hợp Thiếu Nguyên Liệu, Vật Liệu (TK 152):
Khi phát hiện thiếu hụt nguyên liệu, vật liệu trong kho hoặc tại nơi quản lý, bảo quản, chúng ta cần lập biên bản và truy tìm nguyên nhân, xác định người phạm lỗi.
Căn cứ vào biên bản kiểm kê và quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền, chúng ta thực hiện các hạch toán sau:
- Nếu do nhầm lẫn hoặc chưa ghi sổ, tiến hành ghi sổ bổ sung hoặc điều chỉnh lại số liệu trên sổ kế toán.
- Nếu giá trị nguyên liệu, vật liệu hao hụt nằm trong phạm vi hao hụt cho phép (hao hụt vật liệu trong định mức), ghi:
- Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán.
- Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu.
- Nếu số hao hụt chưa xác định rõ nguyên nhân, phải chờ xử lý, căn cứ vào giá trị hao hụt, ghi:
- Nợ TK 138 – Phải thu khác (1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý).
- Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu.
- Khi có quyết định xử lý, căn cứ vào quyết định, ghi:
- Nợ TK 111 – Tiền mặt (người phạm lỗi nộp tiền bồi thường).
- Nợ TK 138 – Phải thu khác (1388) (phải thu tiền bồi thường của người phạm lỗi).
- Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (nếu trừ vào tiền lương của người phạm lỗi).
- Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (phần giá trị hao hụt, mất mát nguyên liệu, vật liệu còn lại phải tính vào giá vốn hàng bán).
- Có TK 138 – Phải thu khác (1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý).
Trường Hợp Thừa Hàng Hóa (TK 156):
Khi phát hiện thừa hàng hoá ở bất kỳ khâu nào trong kinh doanh, chúng ta cần lập biên bản và truy tìm nguyên nhân.
Căn cứ vào nguyên nhân đã được xác định để xử lý và hạch toán:
- Nếu do nhầm lẫn, cân, đo, đong, đếm, quên ghi sổ, thì điều chỉnh lại sổ kế toán.
- Nếu chưa xác định được nguyên nhân, phải chờ xử lý, ghi:
- Nợ TK 156 – Hàng hoá.
- Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3381).
Khi có quyết định của cấp có thẩm quyền về xử lý hàng hoá thừa, ghi vào sổ:
- Nợ TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3381).
- Có TK liên quan.
Trường hợp thừa nguyên liệu, vật liệu phát hiện khi kiểm kê đã xác định được nguyên nhân, ghi vào sổ:
- Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu.
- Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3381 – TS thừa chờ giải quyết).
Khi có quyết định xử lý nguyên liệu, vật liệu thừa phát hiện trong kiểm kê, ghi vào sổ:
- Nợ TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3381).
- Có TK liên quan.
Cán bộ thuế sẽ yêu cầu xuất tổng hợp vật tư đã xuất cho công trình. Dựa vào đây, cán bộ sẽ đối chiếu với dự toán. Vật liệu không có trong dự toán sẽ được xuất toán. Vật liệu vượt định mức về khối lượng sẽ được quy ra giá trị vượt và cũng được xuất toán.
Nếu xác định ngay khi kiểm kê số nguyên liệu, vật liệu thừa là của các đơn vị khác khi nhập kho chưa ghi tăng TK 152, các tài khoản khác xử lý tương tự.
Trải qua quá trình thanh tra quyết toán thuế, doanh nghiệp có thể gặp không ít khó khăn và thách thức. Tuy nhiên, với những kinh nghiệm giải trình quyết toán thuế mà chúng tôi đã chia sẻ, hy vọng rằng doanh nghiệp của bạn sẽ có thêm những hiểu biết và bí quyết để vượt qua mọi rào cản, từ đó tiếp tục phát triển bền vững.
Chi tiết liên hệ với CÔNG TY TNHH GDSERVICE VIỆT NAM
0931 474 003
customer@gdservice.com.vn
