Cần những thủ tục nào để chuyển đổi hộ kinh doanh sang doanh nghiệp

Việc chuyển đổi hộ kinh doanh sang doanh nghiệp được quy định tại Điều 27 Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Từ 01/7/2025, hộ kinh doanh muốn hoạt động theo mô hình doanh nghiệp cần thực hiện đúng quy trình để tránh bị trả hồ sơ.

1. Chuyển đổi hộ kinh doanh sang doanh nghiệp là gì?

Chuyển đổi hộ kinh doanh sang doanh nghiệp, là việc kết thúc đăng ký hộ kinh doanh và đăng ký thành lập doanh nghiệp trên cơ sở kế thừa các quyền, nghĩa vụ đang có của hộ kinh doanh.

2. Thủ tục chuyển đổi hộ kinh doanh sang doanh nghiệp 

Từ ngày 01/07/2025 căn cứ pháp lý Điều 27 Nghị Định 168/2025/NĐ-CP. Khi hộ kinh doanh muốn chuyển đổi sang theo hoạt động mô hình doanh nghiệp thì cần thực hiện những thủ tục chuyển đổi như sau:

• Đăng ký thành lập doanh nghiệp trên cơ sở chuyển đổi từ hộ kinh doanh

Hộ kinh doanh nộp hồ sơ tại:

Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp dự kiến đặt trụ sở chính (Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư).

Ngoài nộp trực tiếp, có thể nộp trực tuyến trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Hồ sơ đăng ký chuyển đổi hộ kinh doanh sang doanh nghiệp gồm:

Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh

Hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp quy định tại điều 24 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, tùy theo các loại hình doanh nghiệp như: Công ty trách nghiệm hữu hạn (TNHH), Công ty cổ phần (CTCP), Công ty hợp danh, Doanh nghiệp tư nhân (DNTN). 

Lưu ý: Không yêu cầu nộp Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư. Trừ trường hợp có nhà đầu tư nước ngoài góp vốn/mua cổ phần. Trường hợp có nhà đầu tư nước ngoài, phải bổ sung bản sao văn bản chấp thuận của cơ quan đăng ký đầu tư về việc nhà đầu tư nước ngoài tham gia góp vốn/cổ phần.

• Chấm dứt hoạt động hộ kinh doanh sau khi chuyển đổi

Sau khi doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, hộ kinh doanh sẽ được chấm dứt theo thủ tục sau:

Quy trình xử lý của cơ quan nhà nước. Trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ ngày doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh sẽ gửi thông tin về việc thành lập doanh nghiệp, sang cho cơ quan đăng ký kinh doanh  cấp xã nơi hộ kinh doanh đặt trục sở. Để thực hiện chấm dứt hoạt động kinh doanh.

Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã sẽ thực hiện:

Gửi thông tin về việc chấm dứt hộ kinh doanh cho cơ quan thuế. Đăng công khai thông báo chấm dứt trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Cập nhật trạng thái pháp lý thành “đang làm thủ tục chấm dứt”.

Sau khi cơ quan thuế xác nhận đã hoàn thành nghĩa vụ thuế, cơ quan này gửi thông tin lại cho cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã.

Theo quy định tại điều 27 Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Trong 03 ngày làm việc kể từ khi nhân được xác nhận từ cơ quan thuế, cơ quan cấp xã sẽ cập nhật trạng thái thành pháp lý của hộ kinh doanh thành: “Đã chấm dứt hoạt động” trên hệ thống dữ liệu quốc gia về đăng ký hộ kinh doanh.

Lưu ý quan trọng: Từ thời điểm doanh nghiệp được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, hộ kinh doanh không được tiếp tục hoạt động.

3. Tiêu chí xác định chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp (từ 01/7/2025)

Theo Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2020 (được sửa đổi bởi Luật số 76/2025/QH15). Chủ sở hữu hưởng lợi là cá nhân thực sự chi phối doanh nghiệp, dù không nhất thiết đứng tên trong hồ sơ đăng ký kinh doanh.

Người này có thể là người sở hữu vốn điều lệ thực tế. Người có quyền chi phối hoạt động doanh nghiệp. Người có quyền quyết định các vấn đề quan trọng của doanh nghiệp. Không áp dụng trong trường hợp cá nhân là người đại diện phần vốn của nhà nước tại doanh nghiệp 100% vốn nhà nước hoặc doanh nghiệp có vốn góp Nhà nước.

4. Không phải đổi giấy đăng ký doanh nghiệp khi địa giới hành chính thay đổi

Theo Công văn 4370/BTC-DNTN ngày 05/4/2025 của Bộ Tài chính, hướng dẫn thực hiện theo Quyết định 571/QĐ-TTg ngày 12/03/2025. Về việc thành lập Ban chỉ đạo thực hiện sắp xếp và xây dựng mô hình tổ chức chính quyền địa phương 02 cấp, Bộ Tài chính hướng dẫn công tác đăng ký kinh doanh trong trường hợp có thay đổi địa giới hành chính như sau:

Doanh nghiệp, hộ kinh doanh, hợp tác xã và các đơn vị liên quan. Được tiếp tục sử dụng Giấy chứng nhận đăng ký đã cấp trước đây. Cơ quan đăng ký kinh doanh không được yêu cầu doanh nghiệp phải thay đổi thông tin địa chỉ. Chỉ vì lý do thay đổi địa giới hành chính. Việc cập nhật địa chỉ trên Giấy chứng nhận đăng ký chỉ thực hiện khi doanh nghiệp có nhu cầu, hoặc khi doanh nghiệp đăng ký thay đổi các nội dung khác.

Trên là phần giải đáp về phần chuyển đổi hộ kinh doanh sang doanh nghiệp. Nếu quý khách có thắc mắc hay cần trao đổi thêm. Hãy liên hệ ngay cho Zalo GDservice Việt Nam   hoặc đăng ký nhận tin ở phía dưới. Để giải đáp các vướng mắc về hộ kinh doanh của quý khách.

Liên hệ tư vấn: Kiểm toán – Kế toán – Thuế – Thành lập doanh nghiệp – Visa/Giấy phép lao động