Chi phí công tác phí hợp lê ̣thì cần chứng từ gì và có tính thuế TNCN không?

Quy định công tác phí của công ty được trừ khi tính thuế TNDN như: Tiền vé máy bay, tiền lưu trú, tiền taxi, tiền ăn…?

Công tác phí là gì?
– Công tác phí là khoản chi phí trả cho người đi công tác, bao gồm: chi phí đi lại, phụ cấp lưu trú, tiền thuê phòng, cước hành lý (kể cả tài liệu mang theo, nếu có) …
– Thời gian được hưởng công tác phí là thời gian công tác thực tế theo quyết định cử đi công tác hoặc giấy mời tham gia đoàn công tác (bao gồm cả ngày nghỉ, lễ, tết theo lịch trình công tác, thời gian đi đường).

I. Quy định công tác phí hợp lý được trừ khi tính thuế TNDN:

Theo khoản 2.9 điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC: Quy định về khoản chi phụ cấp cho người lao động đi công tác:

“2.9. Chi phụ cấp tàu xe đi nghỉ phép không đúng theo quy định của Bộ Luật Lao động.
– Chi phụ cấp cho người lao động đi công tác, chi phí đi lại và tiền thuê chỗ ở cho người lao động đi công tác nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.
– Trường hợp doanh nghiệp có khoán tiền đi lại, tiền ở, phụ cấp cho người lao động đi công tác và thực hiện đúng theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp thì được tính vào chi phí được trừ khoản chi khoán tiền đi lại, tiền ở,
tiền phụ cấp.
– Trường hợp doanh nghiệp cử người lao động đi công tác (bao gồm công tác trong nước và công tác nước ngoài) nếu có phát sinh chi phí từ 20 triệu đồng trở lên, chi phí mua vé máy bay mà các khoản chi phí này được thanh toán bằng thẻ ngân hàng của cá nhân thì đủ điều kiện là hình thức thanh toán không dùng tiền mặt và tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
– Có hóa đơn, chứng từ phù hợp do người cung cấp hàng hóa, dịch vụ giao xuất.
– Doanh nghiệp có quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác.
– Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp cho phép người lao động được phép thanh toán khoản công tác phí, mua vé máy bay bằng thẻ ngân hàng do cá nhân là chủ thẻ và khoản chi này sau đó được doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động.
Trường hợp doanh nghiệp có mua vé máy bay qua website thương mại điện tử cho người lao động đi công tác để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay (boarding pass) và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển.
Trường hợp doanh nghiệp không thu hồi được thẻ lên máy bay của người lao động thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển.”

Như vậy để đưa chi phí đi công tác hợp lý thì cần: ̣
1. Quyết định cử đi công tác (giấy điều động đi công tác): Nêu rõ cán bộ được cử đi,

Quy định KHOÁN chi công tác phí cho Nhân viên đi công tác:

1. Theo Công văn số 3997/TCT-DNL ngày 16/9/2014 của Tổng cục thuế:

“Trường hợp doanh nghiệp trực tiếp mua vé máy bay qua website thương mại điện tử cho người lao động đi công tác để phục hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì thực hiện theo quy định tại điểm 8 Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC nêu trên.

– Trường hợp doanh nghiệp cử người lao động đi công tác phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và giao cho cá nhân tự mua vé máy bay, thanh toán bằng thẻ ATM hoặc thẻ tín dụng mang tên cá nhân, sau đó về thanh toán lại với doanh nghiệp nếu doanh nghiệp có đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh khoản chi phí này phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp gồm:

       – Thẻ lên máy bay (trường hợp thu hồi được thẻ)
       – Vé máy bay,
       – Các giấy tờ liên quan đến việc điều động người lao động đi công tác có xác nhận của doanh nghiệp,
       – Quy định của doanh nghiệp cho phép người lao động thanh toán công tác phí bằng thẻ cá nhân do người lao động được cử đi công tác là chủ thẻ và thanh toán lại với doanh nghiệp
       – Chứng từ thanh toán tiền vé của doanh nghiệp cho cá nhân mua vé
       – Kèm theo chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của cá nhân tham gia hành trình vận chuyển. 

–> Thì doanh nghiệp được kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào và được tính vào chi
phí được trừ khi tính thuế TNDN. Doanh nghiệp chịu trách nhiệm về tính hợp pháp
của các hồ sơ, chứng từ nêu trên.”
——————————————————————————————————————————————————————————————–

2. Công văn số 74162/CT-HTr ngày 20/11/2015 của Cục thuế TP Hà Nội:
“1. Đối với khoản chi công tác phí của người lao động trong Công ty:
+ Trường hợp Công ty đã ban hành quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ về chế độ công tác phí, các khoản chi khoán tiền đi lại, tiền ở, tiền phụ cấp thì khoản chi công tác phí được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN phù hợp với mức khoán theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của Công ty.
+ Trường hợp Công ty không ban hành quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ về chế độ công tác phí thì các Khoản chi phí đi lại và tiền thuê chỗ ở cho người lao động đi công tác nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định thì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.“

——————————————————————————————————————————————————————————————–

Công văn 9867/CT-TTHT ngày 12/10/2016 của Cục thuế TP. HCM:
“Căn cứ các quy định trên trường hợp Công ty có khoán tiền ở và phụ cấp cho người lao động đi công tác phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh theo đúng quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của Công ty thì khoản chi khoán tiền công tác này được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, khi chi tiền Công ty lập chứng từ chi.

                                                   ————————————————————————————————
Công văn số 17322/CTHN-TTHT ngày 20/5/2021 của Cục Thuế TP. Hà Nội:
Căn cứ các quy định nêu trên, trường hợp Công ty TNHH Zoomlion Việt Nam có thực hiện khoán chi khoản phụ cấp cho cán bộ được cử đi công tác phù hợp với quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp thì khoản chi này được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
                                                                   ————————————————————————-
II. Chi phí công tác phí có tính thuế TNCN:

Theo tiết đ.4 điểm 2 Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC hướng dẫn về các khoản thu nhập không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN bao gồm:
“đ.4) Phần khoán chi văn phòng phẩm, công tác phí, điện thoại, trang phục,… cao hơn mức quy định hiện hành của Nhà nước. Mức khoán chi không tính vào thu nhập chịu thuế đối với một số trường hợp như sau:
đ.4.1) Đối với cán bộ, công chức và người làm việc trong các cơ quan hành chính sự nghiệp, Đảng, đoàn thể, Hội, Hiệp hội: mức khoán chi áp dụng theo văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính.
đ.4.2) Đối với người lao động làm việc trong các tổ chức kinh doanh, các văn phòng đại diện: mức khoán chi áp dụng phù hợp với mức xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp theo các văn bản hướng dẫn thi hành Luật thuế thu nhập doanh
nghiệp.
đ.4.3) Đối với người lao động làm việc trong các tổ chức quốc tế, các văn phòng đại diện của tổ chức nước ngoài: mức khoán chi thực hiện theo quy định của Tổ chức quốc tế, văn phòng đại diện của tổ chức nước ngoài.”
———————————————————————-
Kết luận: Phụ cấp công tác phí không tính thuế TNCN:
Căn cứ theo công văn 1166/TCT-TNCN ngày 21/3/2016 và Công văn 5023/TCTTNCN ngày 30/10/2017 của Tổng cục thuế:
– Về khoản tiền công tác phí: Trường hợp các khoản thanh toán tiền công tác phí như tiền vé máy bay, tiền lưu trú, tiền taxi và tiền ăn của các cá nhân đi công tác được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN theo quy định của Luật thuế TNDN và các văn bản hướng dẫn Luật thuế TNDN hiện hành thì các khoản thanh toán tiền công tác phí này là khoản thu nhập được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNCN.
– Về khoản chi tiền điện thoại cho cá nhân: Trường hợp khoản chi tiền điện thoại cho cá nhân nếu được ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty,
Tổng công ty được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN thì khoản chi tiền điện thoại cho cá nhân là thu nhập được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNCN.
Trường hợp đơn vị chi tiền công tác phí, điện thoại cho người lao động cao hơn mức khoán chi quy định thì phần chi cao hơn mức khoán chi quy định phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.
—————————————————————————————-
Công văn số 5442/TCT-TNCN ngày 27/11/2017 của Tổng cục Thuế

Căn cứ các hướng dẫn nêu trên, trường hợp hợp đồng lao động đã ký giữa cá nhân người nước ngoài với nhà thầu nước ngoài có quy định về các khoản chi khách sạn, vé máy bay, điện thoại, ăn uống, đi lại… mà Chi nhánh Công ty TNHH thủy tinh Malaya Việt Nam chi hộ như nội dung Công ty đã trình bày tại công văn số 001/07- 2017/OIBJCVN ngày 12/7/2017 và mức chi phù hợp với hướng dẫn tại điểm đ4, khoản 2, Điều 2 Thông tư số 111/2013/TT-BTC ngày 15/8/2013 của Bộ Tài chính nêu trên thì khoản chi này không tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân. Phần khoán chi vượt mức quy định của nhà thầu nước ngoài phải tính vào thu nhập chịu
thuế thu nhập cá nhân.
Trường hợp các khoản chi khách sạn, vé máy bay, điện thoại, ăn uống, đi lại không được quy định trong hợp đồng lao động đã Ký kết giữa cá nhân người nước ngoài với nhà thầu nước ngoài và do Chi nhánh Công ty TNHH thủy tinh Malaya Việt Nam chi thì khoản chi này là thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân của cá nhân không cư trú. Chi nhánh Công ty TNHH thủy tinh Malaya Việt Nam có trách nhiệm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân của cá nhân không cư trú theo hướng dẫn tại Khoản 1, Điều 18 Thông tư số 111/2013/TT-BTCngày 15/8/2013 của Bộ Tài chính nêu trên.
————————————————————————————
III. Quy định chi phí công tác phí nước ngoài:
1, Các hóa đơn, chứng từ nước ngoài phải dịch ra Tiếng Việt:
Theo Công văn 70613/CT-TTHT ngày 31/10/2017 của Cục Thuế TP. Hà Nội về chi
phí được trừ khi cử lao động đi công tác nước ngoài:
– Trường hợp Công ty cử nhân viên đi công tác nước ngoài hoặc cử sang VPĐD ở
nước ngoài làm việc thì các khoản tiền lương, tiền công, phụ cấp, trợ cấp (trừ phụ
cấp, trợ cấp thuộc diện miễn thuế theo tiết b khoản 2 Điều 2 Thông tư 111/2013/TTBTC) của những nhân viên này cũng phải chịu thuế TNCN tại Việt Nam.
– Các khoản chi phí đi công tác ở nước ngoài nếu nhằm phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh của Công ty và có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC thì được trừ khi tính thuế TNDN.
– Đối với các chi phí liên quan đến VPĐD ở nước ngoài nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện quy định tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC thì cũng được phép hạch toán.
– Cần lưu ý, các hóa đơn, chứng từ phát sinh tại nước ngoài phải phù hợp với quy định của nước sở tại và phải được dịch ra tiếng Việt theo quy định tại khoản 4 Điều 5 Thông tư 156/2013/TT-BTC
———————————————————————————————————–
2, Chi phí mua vé máy bay hãng hàng không nước ngoài:
– Căn cứ các quy định nêu trên, trường hợp Công ty theo trình bày mua vé máy bay khứ hồi cho nhân viên đi công tác tại nước ngoài (Đức) của hãng hàng không East Sea Travel & Air Service GmBH thông qua Website của Hãng hàng không (Hãng
không có đại lý tại Việt Nam).
-> Thì khi thanh toán cho Hãng, Công ty có nghĩa vụ khấu trừ, khai và nộp thuế (TNDN) nhà thầu theo tỷ lệ 2% trên doanh thu, thuế GTGT không phải khấu trừ đối với hoạt động vận tải quốc tế.
– Về chi phí đi công tác ở nước ngoài như: Tiền khách sạn, ăn uống,… của nhân viên nếu Công ty đáp ứng điều kiện quy định tại Điều 4 Thông tư số 96/2015/TTBTC thì Công ty được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
(Theo Công văn 8199/CT-TTHT ngày 24/08/2017 của Cục thuế Thành phố Hồ Chí
Minh)

Theo Công văn số 8965/CT-TTHT ngày 15/9/2017 của Cục Thuế TP. HCM:

“Đối với chi phí thuê taxi cho nhân viên đi công tác, bắt buộc phải có hóa đơn do
hãng vận tải xuất giao cho Công ty để làm căn cứ hạch toán theo quy định tại Điều 4
Thông tư 96/2015/TT-BTC”
                                                            ———————————————————————————————-
IV. Công tác phí của Giám đốc Công ty TNHH MTV:
1. Nếu DN bạn ở Hà Nội tham khảo Công văn sau:
Theo Công văn 5421/CT-TTHT ngày 16/2/2017 của Cục thuế TP Hà Nội quy định về Khoản tiền vé máy bay, tiền lưu trú tại Việt Nam đối với Giám đốc điều hành đồng thời là Chủ Công ty TNHH MTV (do một cá nhân làm chủ), cụ thể như sau:

“Căn cứ các quy định trên, trường hợp Giám đốc điều hành đồng thời là chủ Công ty TNHH MTV (do một cá nhân làm chủ) được Công ty thanh toán khoản tiền vé máy bay và tiền lưu trú khách sạn tại Việt Nam nếu được quy định tại Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty là khoản có tính chất tiền lương, tiền công thì:
      – Về thuế TNCN: khoản lợi ích mà chủ Công ty nhận được nêu trên không tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân của chủ Công ty.
      – Về thuế TNDN, thuế GTGT: Công ty không được khấu trừ thuế GTGT, không được trừ khi tính thu nhập chịu thuế TNDN của Công ty khoản chi cho chủ Công ty nêu trên.”
———————————————————
2. Nếu DN bạn ở Hồ Chí Minh tham khảo Công văn sau:

Công văn số 6989/CT-TTHT ngày 8/7/2019 của Cục Thuế TP. HCM:
Căn cứ các quy định trên, trường hợp Giám đốc điều hành đồng thời là chủ Công ty TNHH MTV (do một cá nhân làm chủ) nếu thực tế đi công tác, chi phí công tác thực tế phát sinh phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty đáp ứng điều kiện tại Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC thì chi phí này được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.