Quy định mới về thanh toán không dùng tiền mặt cho tiền lương, tiền công theo Công văn 183/BNI-QLDN3

Trong bối cảnh cơ quan thuế ngày càng siết chặt điều kiện chi phí được trừ và yêu cầu minh bạch dòng tiền, hình thức thanh toán tiền lương, tiền công không dùng tiền mặt đang là vấn đề được nhiều doanh nghiệp, kế toán và người sử dụng lao động đặc biệt quan tâm.

Việc áp dụng đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro khi quyết toán thuế mà còn đảm bảo tuân thủ pháp luật hiện hành. Từ thực tế đó, nhiều doanh nghiệp đặt câu hỏi: Toàn văn Công văn 183/BNI-QLDN3 về nội dung thanh toán không dùng tiền mặt với khoản tiền lương, tiền công?

Quy định về thanh toán không dùng tiền mặt đối với tiền lương, tiền công theo Công văn 183/BNI-QLDN3

Ngày 08/01/2026, Thuế tỉnh Bắc Ninh đã ban hành Công văn 183/BNI-QLDN3 nhằm làm rõ việc áp dụng quy định thanh toán không dùng tiền mặt đối với khoản tiền lương, tiền công khi xác định chi phí được trừ thuế thu nhập doanh nghiệp. Nội dung công văn tập trung hướng dẫn nguyên tắc áp dụng theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP, đặc biệt đối với các khoản chi trả từ 05 triệu đồng trở lên, giúp doanh nghiệp và kế toán hiểu đúng, áp dụng đúng khi quyết toán thuế TNDN.

Theo đó, ngày 30/12/2025, Thuế tỉnh Bắc Ninh nhận được Công văn hỏi về việc nội dung thanh toán không dùng tiền mặt với khoản tiền lương, tiền công thanh toán bằng tiền mặt khi xác định chi phí được trừ thuế TNDN. Về vấn đề này, Thuế tỉnh Bắc Ninh có ý kiến như sau:

Căn cứ Nghị định 320/2025/NĐ-CP ngày 15/12/2025 của Chính phủ quy định chi tiết:

Tại điểm c khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định các khoản chỉ được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế

“Các khoản chỉ được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế

1. Trừ các khoản chi không được trừ quy định tại Điều 10 của Nghị định này, doanh nghiệp được trừ các khoản chi khi xác định thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng đủ điều kiện tại các điểm a, b và c sau đây:

…

c) Khoản chi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng.

…”

Tại điểm b khoản 1 Điều 24 Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định hiệu lực thi hành:

“Hiệu lực thi hành

1. Nghị định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký ban hành và áp dụng từ kỳ tính thuế thu nhập doanh nghiệp năm 2025. Việc xác định thời gian áp dụng trong một số trường hợp cụ thể như sau:

…

b) Quy định về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt tại điểm c khoản 1 Điều 9 và quy định về chuyển nhượng vốn tại điểm i khoản 3 Điều 12 của Nghị định này áp dụng từ ngày Nghị định này có hiệu lực thi hành.”

Căn cứ các quy định hướng dẫn nêu trên và nội dung Công ty hỏi, Thuế tỉnh Bắc Ninh trả lời về nguyên tắc như sau:

Trường hợp công ty chi trả tiền lương (gọi chung là các khoản thanh toán khác) cho người lao động của doanh nghiệp từng lần từ 05 triệu đồng trở lên mà không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định thì không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.

Quy định này được áp dụng từ thời điểm Nghị định 320/2025/NĐ-CP ngày 15/12/2025 có hiệu lực thi hành.

Quy định về mã số thuế từ ngày 01/7/2026 

Để thống nhất trong công tác quản lý thuế và đảm bảo việc định danh người nộp thuế được chính xác, xuyên suốt giữa các cơ quan quản lý nhà nước, pháp luật thuế đã có những quy định mới mang tính nền tảng về mã số thuế. Theo đó, việc sử dụng mã số thuế gắn với thông tin định danh cá nhân không chỉ giúp đơn giản hóa thủ tục hành chính mà còn tăng cường tính minh bạch, đồng bộ dữ liệu. Cụ thể, Điều 11 Luật Quản lý thuế 2025 quy định về mã số thuế như sau:

Mã số thuế của cá nhân, hộ gia đình, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh là số định danh cá nhân của cá nhân, chủ hộ gia đình, chủ hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh được cấp theo quy định của pháp luật về căn cước.

Mã số thuế của doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã, tổ hợp tác, đơn vị phụ thuộc, tổ chức khác quy định tại khoản 2 Điều 10 Luật Quản lý thuế 2025 là mã số của doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã, tổ hợp tác, đơn vị phụ thuộc, tổ chức khác được cấp theo quy định của pháp luật.

Mã số thuế của người nộp thuế không thuộc quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 11 Luật Quản lý thuế 2025 là mã số do cơ quan thuế cấp để sử dụng trong suốt quá trình hoạt động từ khi đăng ký thuế lần đầu cho đến khi chấm dứt hiệu lực mã số thuế.

Mã số thuế của tổ chức, cá nhân có trách nhiệm khấu trừ, nộp thay số thuế đã khấu trừ của người nộp thuế khác thực hiện theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

Mã số thuế được sử dụng như sau:

Được ghi trên hóa đơn, chứng từ, hồ sơ, tài liệu trong thực hiện các giao dịch kinh doanh, thực hiện thủ tục hành chính về thuế và mở tài khoản tại tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài, tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán, tổ chức cung ứng dịch vụ trung gian thanh toán;

Được sử dụng trong quản lý thuế; trao đổi, chia sẻ, cung cấp thông tin về người nộp thuế với cơ quan quản lý thuế.

Chính phủ quy định chi tiết khoản 5 Điều 11 Luật Quản lý thuế 2025.

Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định chi tiết các khoản 1, 2, 3 và 4 Điều 11 Luật Quản lý thuế 2025.

Miễn thuế TNDN cho doanh nghiệp được thành lập mới từ hộ kinh doanh từ ngày 15/12/2025 

Việc miễn thuế TNDN cho doanh nghiệp được thành lập mới từ hộ kinh doanh được quy định tại khoản 4 Điều 21 Nghị định 320/2025/NĐ-CP như sau:

Doanh nghiệp quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều 11 Nghị định 320/2025/NĐ-CP thành lập mới từ hộ kinh doanh (bao gồm cá nhân kinh doanh chuyển đổi lên doanh nghiệp) được miễn thuế thu nhập doanh nghiệp trong 02 năm liên tục kể từ khi có thu nhập chịu thuế.

Thời gian miễn thuế quy định tại khoản 4 Điều 21 Nghị định 320/2025/NĐ-CP được tính liên tục từ năm đầu tiên doanh nghiệp có thu nhập chịu thuế, trường hợp không có thu nhập chịu thuế trong ba năm đầu, kể từ năm đầu tiên có doanh thu thì thời gian miễn thuế được tính từ năm thứ 04.

Trường hợp trong kỳ tính thuế đầu tiên của doanh nghiệp có thời gian sản xuất, kinh doanh được miễn thuế dưới 12 tháng, doanh nghiệp được lựa chọn hưởng miễn thuế ngay kỳ tính thuế đó hoặc đăng ký với cơ quan thuế thời gian bắt đầu được miễn thuế từ kỳ tính thuế tiếp theo. Trường hợp doanh nghiệp đăng ký thời gian miễn thuế vào kỳ tính thuế tiếp theo thì phải xác định số thuế phải nộp của kỳ tính thuế đầu tiên để nộp ngân sách nhà nước theo quy định;

Sau thời gian miễn thuế quy định tại khoản 4 Điều 21 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, trường hợp doanh nghiệp thực hiện dự án đầu tư thuộc ngành, nghề, địa bàn ưu đãi thuế quy định tại Điều 18 Nghị định 320/2025/NĐ-CP thì tiếp tục được hưởng mức ưu đãi (thuế suất ưu đãi và miễn thuế, giảm thuế) tương ứng theo quy định tại Điều 19 và Điều 20 Nghị định 320/2025/NĐ-CP.

Hết thời gian miễn thuế và thời gian hưởng ưu đãi thuế (nếu có) quy định tại khoản này, doanh nghiệp thực hiện mức thuế suất thuế thu nhập doanh nghiệp theo quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều 11 Nghị định 320/2025/NĐ-CP;

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh quy định tại khoản này phải đáp ứng điều kiện đã đăng ký và hoạt động theo quy định của pháp luật, đồng thời có thời gian sản xuất, kinh doanh liên tục ít nhất là 12 tháng tính đến ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp lần đầu;

Doanh nghiệp thành lập mới được miễn thuế, ưu đãi thuế theo quy định tại khoản này là doanh nghiệp đăng ký kinh doanh lần đầu, không bao gồm trường hợp doanh nghiệp thành lập mới mà người đại diện theo pháp luật (trừ trường hợp người đại diện theo pháp luật không phải là thành viên góp vốn), thành viên hợp danh hoặc người có số vốn góp cao nhất đã tham gia hoạt động kinh doanh với vai trò là người đại diện theo pháp luật, thành viên hợp danh hoặc người có số vốn góp cao nhất trong các doanh nghiệp đang hoạt động hoặc đã giải thể nhưng chưa được 12 tháng tính từ thời điểm giải thể doanh nghiệp cũ đến thời điểm thành lập doanh nghiệp mới.

Nếu bạn cần tư vấn chi tiết theo thực trạng kinh doanh của bạn. Hãy liên hệ ngay Zalo GDSERVICE Việt Nam hoặc đăng ký nhận tin ở phía dưới.

Liên hệ tư vấn: Kiểm toán – Kế toán – Thuế – Thành lập doanh nghiệp – Visa/Giấy phép lao động