Phần mềm 2 sổ kế toán bị “tuýt còi”: Nội dung Công văn 1902 quy định ra sao?

Trong bối cảnh cơ quan thuế ngày càng tăng cường kiểm tra, giám sát và minh bạch hóa dữ liệu tài chính, việc sử dụng phần mềm kế toán không đúng quy định đang trở thành vấn đề được đặc biệt quan tâm. Mới đây, Công văn 1902 của Cục Thuế đã đưa ra thông báo quan trọng liên quan đến việc nghiêm cấm cung cấp và sử dụng phần mềm 2 sổ kế toán, một hành vi tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý đối với doanh nghiệp.

Vậy cụ thể quy định này được hiểu như thế nào, và doanh nghiệp cần lưu ý những gì để tránh vi phạm? Thông báo tại Công văn 1902 Cục Thuế nghiêm cấm cung cấp và sử dụng phần mềm 2 sổ kế toán, cụ thể thế nào?

Công văn 1902 Cục Thuế nghiêm cấm cung cấp và sử dụng phần mềm 2 sổ kế toán, cụ thể thế nào?

Cơ quan thuế cho biết, qua quá trình quản lý và phối hợp với các cơ quan chức năng, vẫn còn tình trạng một số doanh nghiệp, hộ kinh doanh gian lận thuế bằng cách sử dụng phần mềm để ghi chép hai bộ sổ kế toán cùng lúc trong một năm.

Cụ thể, họ dùng một bộ sổ để báo cáo với cơ quan thuế với doanh thu thấp hơn thực tế, còn bộ sổ kia dùng nội bộ để ghi nhận đầy đủ doanh thu thật. Mục đích của việc này là nhằm giảm số thuế phải nộp vào ngân sách nhà nước.

Để chấm dứt tình trạng gian lận này và tạo môi trường kinh doanh minh bạch hơn, Cục Thuế đã ban hành Công văn 1902/CT-CĐS năm 2026, đưa ra các yêu cầu bắt buộc và chặt chẽ đối với các đơn vị cung cấp phần mềm kế toán và hóa đơn điện tử.

Theo đó, cơ quan thuế nhấn mạnh các công ty phần mềm có vai trò rất quan trọng và nghiêm cấm việc cung cấp, hỗ trợ hay tiếp tay cho khách hàng thực hiện các hành vi gian lận thuế, cụ thể:

– Không phát triển, tích hợp hoặc hỗ trợ triển khai các hệ thống phần mềm có khả năng vận hành song song hai hệ thống sổ kế toán tài chính trở lên cho cùng một đơn vị kinh doanh trong một kỳ kế toán năm.

– Chủ động tích hợp các cơ chế cảnh báo, ghi nhận lịch sử thay đổi dữ liệu và tự động phát hiện dấu hiệu bất thường trong hệ thống phần mềm kế toán, thông báo kịp thời cho khách hàng để phòng ngừa từ sớm nguy cơ bị lợi dụng vào các mục đích gian lận thuế.

– Thực hiện kết nối phần mềm quản lý bán hàng, phần mềm kế toán và giải pháp hóa đơn điện tử của các nhà cung cấp để truyền tự động, đầy đủ dữ liệu hóa đơn điện từ của NNT đến cơ quan thuế theo từng giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ thực tế đảm bảo đúng quy định của pháp luật về sử dụng hóa đơn điện tử.

– Phối hợp chặt chẽ với cơ quan thuế trong việc cung cấp thông tin về khách hàng vận hành song song hai hệ thống phần mềm sổ kế toán tài chính (Thông tin cung cấp gồm Tên người nộp thuế, mã số thuế, địa chi trụ sở/địa điểm kinh doanh). Mọi thông tin xin gửi về Cục Thuế (qua Ban Công nghệ, chuyển đổi số và tự động hóa), đồng thời gửi bản mềm qua thư điện tử về ông Đỗ Mạnh Dũng – Chuyên viên chính – địa chỉ: dmdung@gdt.gov.vn.

– Lập danh sách toàn bộ khách hàng đã sử dụng phần mềm sổ kế toán tài chính do Tổ chức cung cấp đến hết ngày 31/3/2026 theo mẫu tại phụ lục đính kèm và gửi về Cục Thuế trước ngày 08/4/2026. Đồng thời, định kỳ trước ngày mồng 5 của tháng tiếp theo, các Tổ chức gửi thông tin cập nhật các trường hợp thay đổi về danh sách 3 khách hàng sử dụng về Cục Thuế. Địa chỉ thư điện tử tiếp nhận thông tin của Tổ chức: baocao.pmkt@gdt.gov.vn.

Sổ kế toán phải có những nội dung nào?

Theo quy định tại khoản 3 Điều 24 Luật Kế toán 2015, sổ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau đây:

– Ngày, tháng, năm ghi sổ;

– Số hiệu và ngày, tháng, năm của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ;

– Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

– Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào các tài khoản kế toán;

– Số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ.

Kế toán trưởng có trách nhiệm gì?

Căn cứ theo quy định tại Điều 55 Luật Kế toán 2025 quy định:

Trách nhiệm và quyền của kế toán trưởng

1. Kế toán trưởng có trách nhiệm sau đây:

a) Thực hiện các quy định của pháp luật về kế toán, tài chính trong đơn vị kế toán;

b) Tổ chức điều hành bộ máy kế toán theo quy định của Luật này;

c) Lập báo cáo tài chính tuân thủ chế độ kế toán và chuẩn mực kế toán.

2. Kế toán trưởng có quyền độc lập về chuyên môn, nghiệp vụ kế toán.

3. Kế toán trưởng của cơ quan nhà nước, tổ chức, đơn vị sự nghiệp sử dụng ngân sách nhà nước và doanh nghiệp do Nhà nước nắm giữ trên 50% vốn điều lệ, ngoài các quyền quy định tại khoản 2 Điều này còn có các quyền sau đây:

…

Theo đó, kế toán trưởng có các trách nhiệm sau:

– Thực hiện các quy định của pháp luật về kế toán, tài chính trong đơn vị kế toán;

– Tổ chức điều hành bộ máy kế toán theo quy định của Luật Kế toán 2015;

– Lập báo cáo tài chính tuân thủ chế độ kế toán và chuẩn mực kế toán. 

Nếu bạn cần tư vấn chi tiết theo thực trạng kinh doanh của bạn. Hãy liên hệ ngay Zalo GDSERVICE Việt Nam hoặc đăng ký nhận tin ở phía dưới.

Liên hệ tư vấn: Kiểm toán – Kế toán – Thuế – Thành lập doanh nghiệp – Visa/Giấy phép lao động