Trong quá trình hoạt động, việc điều chỉnh thông tin trên giấy phép kinh doanh như tên công ty, ngành nghề hay địa chỉ trụ sở là điều không thể tránh khỏi. Thay vì phải đến trực tiếp cơ quan nhà nước, giờ đây doanh nghiệp có thể thực hiện toàn bộ thủ tục thay đổi giấy phép kinh doanh qua mạng một cách nhanh chóng và thuận tiện. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết các bước thực hiện, hồ sơ cần chuẩn bị và những lưu ý quan trọng để giúp bạn hoàn tất quy trình một cách dễ dàng, tiết kiệm thời gian và chi phí.

1. Khi nào doanh nghiệp cần thay đổi giấy phép kinh doanh?

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể phát sinh nhu cầu điều chỉnh thông tin để phù hợp với tình hình thực tế và chiến lược phát triển. Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thủ tục thay đổi giấy phép kinh doanh trong các trường hợp sau:

1.1. Thay đổi tên doanh nghiệp

Khi doanh nghiệp quyết định đổi tên (bao gồm tên tiếng Việt, tiếng Anh hoặc tên viết tắt), cần tiến hành cập nhật giấy phép kinh doanh để đảm bảo tính hợp pháp và tránh trùng lặp với các doanh nghiệp khác.

1.2. Thay đổi địa chỉ trụ sở chính

Việc chuyển địa điểm trụ sở chính, dù trong cùng tỉnh/thành phố hay sang địa phương khác, đều yêu cầu doanh nghiệp đăng ký thay đổi thông tin trên giấy phép kinh doanh. Điều này đảm bảo việc quản lý thuế và pháp lý được thực hiện đúng theo quy định.

1.3. Thay đổi người đại diện theo pháp luật

Người đại diện theo pháp luật đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp. Khi có sự thay đổi về vị trí này, doanh nghiệp phải cập nhật thông tin để đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm pháp lý.

1.4. Thay đổi vốn điều lệ

Doanh nghiệp có thể tăng hoặc giảm vốn điều lệ tùy theo nhu cầu kinh doanh. Mọi sự điều chỉnh về vốn đều cần được đăng ký và cập nhật trên giấy phép kinh doanh.

1.5. Thay đổi ngành, nghề kinh doanh

Khi doanh nghiệp mở rộng hoặc thu hẹp phạm vị hoạt động kinh doanh, việc cập nhật ngành, nghề kinh doanh trên giấy phép là bắt buộc để phản ánh đúng lĩnh vực hoạt động.

1.6. Thay đổi thành viên hoặc cổ đông sáng lập

Đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc công ty cổ phần, khi có sự thay đổi về thành viên góp vốn hoặc cổ đông sáng lập, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục thay đổi để cập nhật thông tin chính xác.

1.7. Thay đổi loại hình doanh nghiệp

Nếu doanh nghiệp quyết định chuyển đổi từ loại hình này sang loại hình khác (ví dụ: từ công ty TNHH sang công ty cổ phần), cần tiến hành thủ tục thay đổi giấy phép kinh doanh để hợp thức hóa sự chuyển đổi.

Lưu ý về thời hạn đăng ký thay đổi

Doanh nghiệp có trách nhiệm đăng ký thay đổi nội dung giấy phép kinh doanh trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có sự thay đổi. Việc chậm trễ có thể dẫn đến các mức phạt hành chính theo quy định tại Nghị định 122/2021/NĐ-CP. Cụ thể:

• Từ 1-10 ngày: Cảnh báo
• Từ 11-30 ngày: Phạt tiền từ 3-5 triệu đồng;
• Từ 31-90 ngày: Phạt tiền từ 5-10 triệu đồng;
• Trên 90 ngày: Phạt tiền từ 10-20 triệu đồng;
• Không đăng ký thay đổi: Phạt tiền từ 20-30 triệu đồng.

Do đó, việc tuân thủ đúng thời hạn và quy trình thay đổi giấy phép kinh doanh không chỉ giúp doanh nghiệp hoạt động hợp pháp mà còn tránh được các rủi ro về pháp lý và tài chính.

2. Nên thay đổi giấy phép kinh doanh trực tiếp hay qua mạng?

Nhiều doanh nghiệp vẫn còn băn khoăn giữa hai hình thức thực hiện thủ tục thay đổi giấy phép kinh doanh: nộp trực tiếp tại cơ quan đăng ký kinh doanh hay nộp hồ sơ trực tuyến qua mạng.

Tuy nhiên, thực tế hiện nay cho thấy, đa số các tỉnh thành trên cả nước đều áp dụng hình thức nộp hồ sơ trực tuyến, ngoại trừ một số địa phương vẫn cho phép tiếp nhận hồ sơ giấy trong những trường hợp đặc biệt.

2.1. Hình thức thay đổi giấy phép kinh doanh nộp hồ sơ trực tiếp

Hiện tại, hình thức nộp hồ sơ trực tiếp chỉ còn áp dụng ở một số tỉnh thành nhất định, hoặc được chấp thuận đối với các hồ sơ cần bổ sung, hiệu đính sau khi nộp online không thành công. Theo kinh nghiệm thực tế của chúng tôi:

• Một số Phòng Đăng ký kinh doanh tại địa phương nhỏ vẫn tiếp nhận hồ sơ trực tiếp, nhưng yêu cầu doanh nghiệp phải đặt lịch hẹn trước;
• Tuy nhiên, nhiều địa phương chỉ tiếp nhận hồ sơ điện tử và từ chối hồ sơ giấy nếu không thuộc trường hợp đặc biệt.

Do vậy, nếu doanh nghiệp không chắc chắn, tốt nhất nên kiểm tra quy định cụ thể tại tỉnh/thành của mình.

2.2. Hình thức thay đổi giấy phép kinh doanh qua mạng

Hiện nay, hơn 90% doanh nghiệp tại TP.HCM, Hà Nội, Đà Nẵng, Bình Dương, Đồng Nai,.. đều thực hiện thay đổi giấy phép kinh doanh thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Ưu điểm:

• Không cần du chuyển, không phụ thuộc giờ hành chính;
• Nộp hồ sơ nhanh – ký xác thực bằng chữ ký số;
• Theo dỗi kết quả và nhận thông báo qua email;
• Giảm rủi ro sai sót, tiết kiệm chi phí.

Đặc biệt, với các doanh nghiệp đã có chữ ký số và nhân sự am hiểu hệ thống, thủ tục có thể hoàn thành chỉ trong vòng 2-3 ngày làm việc.

3. Hồ sơ thay đổi giấy phép kinh doanh gồm những gì?

3.1. Thay đổi tên doanh nghiệp

Hồ sơ thay đổi tên công ty, doanh nghiệp bao gồm:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp;
• Quyết định của chủ sở hữu/ Hội đồng thành viên/ Hội đông quản trị;
• Biên bản họp của Hội đồng thành viên/ Hội đồng quản trị về việc đổi tên;
• Thông báo mẫu dấu (nếu thay đổi dấu);
• Giấy ủy quyền (nếu không phải đại diện pháp luật nộp hồ sơ)

3.2. Thay đổi địa chỉ trụ sở doanh nghiệp

Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty sẽ khác nhau tùy thuộc việc chuyển cùng quận/huyện, khác quận, khác tỉnh và loại hình doanh nghiệp. Dưới dây là bảng thông tin về hồ sơ thay đổi địa chỉ được tổng hợp theo bảng dưới đây:

Lưu ý:

• Trường hợp chuyển tỉnh, cần có thêm văn bản xác nhận hoàn tất nghĩa vụ về thuế từ chi cục thuế quản lý cũ;
• Nếu nộp hồ sơ quan mạng, hồ sơ phải được scan đúng định dạng PDF, rõ nét, đầy đủ chữ ký và dấu.

3.3. Thay đổi, bổ sung ngành nghề kinh doanh

Hồ sơ thay đổi, bổ sung ngành nghề kinh doanh bao gồm:

• Thông báo thay đổi ngành nghề kinh doanh;
• Quyết định và biên bản họp của chủ sở hữu/ HĐTV/ HĐQT;
• Giấy ủy quyền (nếu không phải đại diện pháp luật nộp hồ sơ).

Lưu ý: Nếu bổ sung ngành nghề kinh doanh có điều kiện cần có các giấy phép con liên quan hoặc chứng chỉ hành nghề. 

3.4. Tăng, giảm vốn điều lệ

Hồ sơ sẽ gồm:

• Thông báo thay đổi vốn điều lệ;
• Quyết định của chủ sở hữu/ HĐTV/ HĐQT về việc tăng/giảm vốn điều lệ;
• Giấy xác nhận góp vốn (nếu có thành viên mới);
• Bản sao CMND/CCCD/Hộ chiếu của thành viên góp vốn mới (có công chứng);
• Giấy ủy quyền (nếu không phải đại diện pháp luật nộp hồ sơ).

3.5. Thay đổi thành viên/cổ đông, chủ sở hữu công ty

Hồ sơ bao gồm:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp;
• Biên bản họp HĐTV (đối với công ty TNHH 2 TV trở lên);
• Quyết định của HĐTV về việc thay đổi thành viên;
• Hộp đồng chuyển nhượng vốn góp và các giấy tờ chứng minh việc chuyển nhượng;
• Bản sao CMND/CCCD/Hộ chiếu của người nhận chuyển nhượng;
• Danh sách thông tin thành viên cập nhật;
• Giấy ủy quyền (nếu không phải đại diện pháp luật nộp hồ sơ).

3.6. Thay đổi người đại diện theo pháp luật

Hồ sơ thay đổi người đại diện pháp luật công ty sẽ gồm:

• Thông báo thay đổi người đại diện;
• Quyết định và biên bản họp của HĐTV hoặc HĐQT về việc thay đổi người đại diện pháp luật;
• Bản sao CMND/CCCD/Hộ chiếu của người đại diện mới (có công chứng);
• Giấy ủy quyền (nếu không phải là chủ sở hữu hoặc đại diện pháp luật trực tiếp nộp hồ sơ).

3.7. Thay đổi loại hình doanh nghiệp

Đối với hồ sơ thay đổi loại hình doanh nghiệp thì sẽ tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể mà thành phần hồ sơ sẽ khác nhau. Để giúp bạn dễ hiểu hơn, chúng tôi đã tổng hợp lại tất cả vào bảng dưới dây:

4. Thủ tục thay đổi giấy phép kinh doanh qua mạng (chi tiết năm 2025)

Trong năm 2025, thủ tục thay đổi giấy phép kinh doanh (thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp) chủ yếu được thực hiện thông qua hình thức trực tuyến trên hệ thống của Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

4.1. Điều kiện để nộp hồ sơ trực tuyến

Doanh nghiệp cần chuẩn bị trước:

• Chữ ký số hợp lệ (USB Token) hoặc tài khoản sử dụng VNeID cấp độ 2;
• Email cá nhân và số điện thoại chính chủ để nhận thông báo và mã OTP;
• Tài khoản đăng ký kinh doanh trên hệ thống dangkykinhdoanh.gov.vn.

4.2. Các bước thay đổi giấy phép kinh doanh qua mạng

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ điện tử

• Hồ sơ được soạn sẵn theo từng trường hợp thay đổi;
• Toàn bộ tài liệu scan phải định dạng PDF, rõ nét, dung lượng < 5MB/tệp.

Bước 2: Đăng nhập hệ thống

• Truy cập https://dangkykinhdoanh.gov.vn;
• Đăng nhập bằng tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc chữ ký số.

Bước 3: Chọn loại hình thủ tục

• Tại mục “Đăng ký doanh nghiệp”, chọn mục “Thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp”;
• Điền đầy đủ thông tin thay đổi theo mẫu hệ thống yêu cầu.

Bước 4: Tải hồ sơ và ký điện tử

• Tải các file PDF lên hệ thống;
• Sử dụng chữ ký số USB Token để ký xác thực hồ sơ;
• Hệ thống sẽ cấp mã hồ sơ và gửi xác nhận qua email.

Bước 5: Theo dõi và nhận kết quả

• Thời gian xét duyệt: 3-5 ngày làm việc;
• Kết quả xử lý sẽ được gửi qua email, hoặc cập nhật trạng thái hệ thống;
• Nếu hồ sơ hợp lệ, Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới sẽ được trả:
  • Dưới dạng file PDF có mã QR xác thực
  • Hoặc bản giấy qua bưu điện (nếu có đăng ký dịch vụ chuyển phát)

5. Một số câu hỏi thường gặp khi thay đổi giấy phép kinh doanh

5.1. Có bắt buộc phải thay đổi giấy phép kinh doanh khi thay đổi thông tin không?

Có, theo Luật Doanh nghiệp 2020, mọi thay đổi liên quan đến tên công ty, địa chỉ, ngành nghề, vốn, người đại diện, thành viên… đều phải đăng ký thay đổi với Sở Kế hoạch và Đầu tư trong vòng 10 ngày kể từ ngày phát sinh. Nếu không thực hiện đúng hạn, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính.

5.2. Có thể thay đổi nhiều nội dung trong một lần nộp hồ sơ không?

Có thể, doanh nghiệp có thể thay đổi nhiều nội dung cùng lúc, ví dụ như: thay đổi tên công ty + tăng vốn + thay đổi ngành nghề.

5.3. Có cần khắc lại con dấu khi thay đổi tên hoặc loại hình công ty?

Có, nếu thay đổi tên công ty hoặc chuyển đổi loại hình doanh nghiệp, bạn cần khắc lại con dấu mới.

Chi tiết liên hệ với CÔNG TY TNHH GDSERVICE VIỆT NAM

0931 474 003

customer@gdservice.com.vn