Hạch toán thu hộ chi hộ như thế nào mới đúng quy định?

Hoạt động thu hộ, chi hộ đang dần phổ biến hơn khi hợp tác kinh doanh và kết nối giữa các doanh nghiệp đang phát triển mạnh. Các khoản thu hộ, chi hộ có thể gây ra khó khăn cho kế toán trong quá trình xử lý nghiệp vụ. Hãy cùng GDService tìm hiểu về cách hạch toán các khoản thu hộ, chi hộ đơn giản và chính xác nhất.

1. Hóa đơn đối với các khoản thu hộ, chi hộ khách hàng

1.1.Thu hộ, chi hộ là gì?

Thu hộ, chi hộ tức là khoản mà doanh nghiệp đứng ra để thu tiền/ chi tiền giùm cho cá nhân/ tổ chức nào đó. Tức là các khoản tiền này không hề liên quan gì đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Các khoản thu hộ, chi hộ theo nguyên tắc cũng được coi là một khoản nợ phải thu hoặc nợ phải trả. 

1.2. Quy định về xuất hóa đơn đối với các khoản thu hộ, chi hộ khách hàng

Thông tư 26/2015/TT-BTC tại Điều 3, Khoản 7 sửa đổi, bổ sung Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định như sau: “b) Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp hàng hoá, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hoá, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động (trừ hàng hoá luân chuyển nội bộ, tiêu dùng nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất).

Thông tư 219/2013/TT-BTC tại Điều 5, Khoản 7, Điểm d quy định đối tượng không phải kê khai, tính nộp thuế giá trị gia tăng như sau: “d) Các khoản thu hộ không liên quan đến việc bán hàng hoá, dịch vụ của cơ sở kinh doanh.”

Như vậy căn cứ theo quy định trên, đồng thời căn cứ vào Công văn 2519/CT-TTHT ngày 24/03/2016 ; Công văn 8999/CT-TTHT ngày 23/10/2014 của Cục Thuế. Hồ Chí Minh Doanh nghiệp có phát sinh các khoản thu hộ, chi hộ theo hợp đồng thu hộ, chi hộ giữa 02 bên thì:

• Khi Doanh nghiệp chi hộ Đối tác:

+ Nếu khoản chi hộ có hóa đơn lập theo tên Doanh nghiệp thì khi thu lại tiền từ khách hàng, công ty phải  lập hoá đơn GTGT, chứng từ thu tiền theo quy định (phiếu thu) và kê khai, tính nộp thuế GTGT với thuế suất tương ứng của hàng hóa, dịch vụ đó.

+ Nếu khoản chi hộ có hóa đơn lập theo tên Đối tác thì khi chi hộ, doanh nghiệp lập phiếu chi, khi thu lại tiền từ khách hàng thì không lập hóa đơn GTGT mà lập phiếu thu.

*** Trường hợp Doanh nghiệp chi hộ Đối tác mà Đối tác vẫn chưa đi vào hoạt động: Căn cứ vào công văn số 1225/TCT-CS ngày 31/3/2017:

Các chi phí phát sinh trước khi thành lập nếu nhờ Công ty khác chi hộ và bên chi hộ có phát hành hóa đơn để thu lại thì bên nhờ chi hộ được kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào của các hóa đơn này.

Đồng thời, căn cứ vào công văn số 69835/CT-TTHT ngày 10/11/2016:

Về nguyên tắc, các khoản chi phí do các sáng lập viên chi hộ trước khi thành lập vẫn được hạch toán sau khi công ty thành lập (khoản 12 Điều 14 Thông tư 219/2013/TT-BTC). Tuy nhiên, việc chi hộ phải có Giấy “ủy quyền chi hộ”. Đồng thời, khi hoàn trả, khoản chi từ 20 triệu trở lên phải thanh toán qua ngân hàng.

*** Trường hợp bên mua hàng thanh toán hộ tiền vận chuyển và bù trừ số tiền chi hộ này vào tiền mua hàng thì khoản chi hộ này cũng được xem là thanh toán bù trừ công nợ (Căn cứ theo Công văn số 5587/TCT-CS ngày 2/12/2016). Tuy nhiên, khi hạch toán cần có: Hợp đồng vận chuyển;  Văn bản của bên bán đề nghị thu hộ chi phí vận chuyển; Biên bản cấn trừ công nợ

•  Khi Doanh nghiệp thu hộ Đối tác: 

+ Khi phát sinh khoản thu hộ liên quan đến hoạt động bán hàng hóa của chính Doanh nghiệp, doanh nghiệp lập hóa đơn GTGT cho khách hàng, tuy nhiên không phải kê khai, tính nộp thuế cho hóa đơn này do đây là khoản thu hộ đối tác, không phải doanh thu phát sinh của doanh nghiệp. Khi thanh toán lại tiền thu hộ cho đối tác, doanh nghiệp lập phiếu chi.

*** Trường hợp Doanh nghiệp thu hộ cước vận tải biển phải nộp thay 2% thuế nhà thầu:

Về nguyên tắc, doanh nghiệp Việt Nam có trách nhiệm khấu trừ và nộp thay thuế nhà thầu với tỷ lệ 2% doanh thu khi thuê vận tải của Hãng nước ngoài

Căn cứ theo công văn 6142/BTC-CST ngày 9/5/2015: Nếu Hãng tàu nước ngoài nhờ Đại lý tại Việt Nam thu hộ cước vận chuyển thì Đại lý phải chịu trách nhiệm khấu trừ và nộp thay 2% thuế nhà thầu trên doanh thu thu hộ.

Trường hợp doanh nghiệp Việt Nam làm đại lý cho Hãng vận tải nước ngoài: Căn cứ theo Công văn số 74694/CT-TTHT ngày 6/12/2016: Khi thu hộ tiền cước thì phải lập hóa đơn.

Trên hóa đơn, dòng tiền hàng ghi giá trị dịch vụ thanh toán (không bao gồm thuế GTGT), dòng thuế suất GTGT không ghi và gạch chéo, dòng thuế GTGT ghi đúng số thuế GTGT đã khấu trừ nộp thay cho Hãng vận tải nước ngoài.

2. Hạch toán các khoản thu hộ, chi hộ

Lưu ý rằng bản chất các khoản khoản thu hộ, chi hộ chỉ ảnh hưởng tới quỹ tiền mặt, tiền ngân, mà không ảnh hưởng tới doanh thu, chi phí của bên thu hộ chi hộ.

– Hạch toán các khoản chi hộ

+ Khi doanh nghiệp chi hộ khách hàng, ghi

Nợ TK 1388

Có TK 111, 112

+ Khách hàng thanh toán tiền chi hộ, hạch toán như sau:

Nợ TK 111, 112

Có TK 1388

– Hạch toán các khoản thu hộ

+ Khi doanh nghiệp thu hộ khách hàng, ghi:

Nợ TK 3388

Có TK 111, 112

+ Trả lại tiền thu hộ cho khách hàng, ghi:

Nợ TK 111, 112

Có TK 3388  

*** Lưu ý: Trường hợp khi doanh nghiệp chi hộ khách hàng mà hóa đơn do bên bán xuất lại ghi tên doanh nghiệp thì bản chất không còn là thu hộ, chi hộ nữa, mà coi như một chi phí doanh nghiệp đã bỏ ra. Khi thu tiền chi hộ từ khách hàng, doanh nghiệp sẽ coi đó là một khoản doanh thu từ hoạt động bán hàng của mình. Lúc này, doanh nghiệp cần thực hiện lập hóa đơn và kê khai thuế GTGT.