Những nội dung cần nắm rõ khi sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Trong lộ trình cải cách và hiện đại hóa công tác quản lý thuế, việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền đang trở thành yêu cầu quan trọng đối với nhiều doanh nghiệp và hộ kinh doanh. Đặc biệt trong giai đoạn chuẩn bị chuyển đổi từ phương pháp thuế khoán sang kê khai, tự nộp thuế. Tuy mang lại nhiều lợi ích trong quản lý, minh bạch doanh thu và thuận tiện kê khai thuế. Nhưng nếu không nắm rõ quy định và cách thực hiện, người nộp thuế rất dễ gặp sai sót và rủi ro xử phạt. Vậy khi sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, cần lưu ý những nội dung nào?

Tại tiểu mục 2.2 Mục 2 Phần I Điều 1 Đề án kèm theo Quyết định 3389/QĐ-BTC năm 2025 Bộ Tài chính xác định rõ kể từ 01/01/2026, hộ kinh doanh sẽ chính thức chuyển đổi từ phương thức thuế khoán sang phương pháp kê khai và tự nộp thuế, thay đổi hoàn toàn mô hình quản lý thuế hiện hành.

Thuế TPHCM đã có Tài liệu hướng dẫn hộ kinh doanh chuyển đổi mô hình từ thuế khoán sang phương pháp kê khai và phát triển lên doanh nghiệp Tải về, trong đó có hướng dẫn một số nội dung khi sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

Cụ thể, thông tin khi sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền được Thuế TP HCM hướng dẫn như sau:

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền: Những nội dung bắt buộc hộ kinh doanh cần nắm

Theo đó, một số thông tin khi sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền cần lưu ý là:

(1) Lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền:

– Tiết kiệm thời gian, chi phí, tăng tính chủ động trong kinh doanh.

– Tăng tính minh bạch, chính xác về dữ liệu.

– Thuận tiện trong công tác quản lý, tra cứu thông tin, kê khai, nộp thuế, lập báo cáo tài chính, kế toán.

– Tăng uy tín với khách hàng, mở rộng cơ hội kinh doanh.

(2) Đối tượng áp dụng:

– Doanh nghiệp, hộ kinh doanh bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng;

– Riêng hộ kinh doanh đáp ứng thêm 1 trong 3 tiêu chí sau:

+ Nộp thuế theo phương pháp khoán có mức doanh thu hàng năm từ 01 tỷ đồng trở lên.

+ Nộp thuế theo phương pháp kê khai.

+ Đang sử dụng máy tính tiền.

(3) Các bước thực hiện:

– Lựa chọn nhà cung cấp: Tìm hiểu và chọn tổ chức cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử được Cục Thuế công nhận.

– Đăng ký phần mềm: Truy cập Website hoặc liên hệ nhà cung cấp để đăng ký tài khoản sử dụng hóa đơn điện tử. Cung cấp thông tin hộ kinh doanh (mã số thuế, tên, địa chỉ,…)

– Đăng ký sử dụng hóa đơn: Nộp tờ khai mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT thông qua Cổng thông tin điển tử của Cục Thuế tại địa chỉ: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/

– Cơ quan Thuế phê duyệt: Chờ cơ quan thuế phê duyệt và kích hoạt chức năng đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Sau khi được phê duyệt, hộ kinh doanh có thể lập, phát hành hóa đơn và gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng ngay trên phần mềm.

(4) Xử lý khi không đăng ký hoặc chậm đăng ký:

– Tình huống 1: Không đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Áp dụng đối với HKD thuộc trường hợp phải đăng ký sử dụng:

+ Hành vi lập sai loại hóa đơn theo quy định pháp luật bị phạt tiền từ 2 triệu đồng đến 4 triệu đồng căn cứ tại điểm d khoản 4 Điều 24 Nghị định số 125/2020/NĐ-CP

+ Hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ bị phạt tiền từ 5 triệu đồng đến 10 triệu đồng theo quy định tại khoản 5 Điều 24 Nghị định số 125/2020/NĐ-CP

– Tình huống 2: chậm/chưa kết nối dữ liệu điện tử

Áp dụng đối với HKD đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền nhưng không có kết nối, chuyển dữ liệu hoặc chưa sử dụng đầy đủ hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền từ năm 2024 trở về trước bị phạt từ 2 triệu đồng đến 4 triệu đồng theo quy định tại điểm g khoản 4 Điều 24 Nghị định số 125/2020/NĐ-CP

(5) Nội dung trên hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền:

– Thông tin người bán và thời điểm lập hóa đơn;

– Thông tin hàng hóa/dịch vụ;

– Mã cơ quan thuế;

– Thông tin người mua (tùy chọn).

(6) Lưu ý quan trọng:

– Xuất hóa đơn ngay khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;

– Thiết lập truyền dữ liệu đến cơ quan thuế ngay khi lập hóa đơn điện tử để tránh bị xử phạt.

Nếu bạn cần tư vấn chi tiết theo thực trạng kinh doanh của bạn. Hãy liên hệ ngay Zalo GDSERVICE Việt Nam hoặc đăng ký nhận tin ở phía dưới.

Liên hệ tư vấn: Kiểm toán – Kế toán – Thuế – Thành lập doanh nghiệp – Visa/Giấy phép lao động