Gỡ rủi ro từ hóa đơn nước ngoài: Hướng dẫn xử lý hợp lệ hóa đơn đầu vào nước ngoài trước khi muộn

Trong bối cảnh hội nhập và mở cửa kinh tế, các doanh nghiệp Việt Nam ngày càng mua hàng hóa. Sử dụng dịch vụ từ công ty nước ngoài, dẫn tới phát sinh nhiều giao dịch quốc tế. Và đồng thời, chứng từ kèm theo giao dịch này (như hóa đơn). Nếu không xử lý đúng sẽ ảnh hưởng lớn tới việc khấu trừ thuế, ghi nhận chi phí, và có thể bị loại hoặc bị xử phạt. Vậy hóa đơn đầu vào nước ngoài như thế nào là hợp lệ. Đã đặt ra nhiều quy định rõ ràng mà kế toán, hộ kinh doanh, doanh nghiệp không thể bỏ qua. Vậy nên, việc xử lý “hóa đơn đầu vào nước ngoài”, không phải chuyện để “sau”. Mà phải hành động ngay và đúng. 

Hóa đơn đầu vào nước ngoài là gì và khi nào cần chú ý

Hóa đơn đầu vào nước ngoài” là loại hóa đơn mà doanh nghiệp/hộ kinh doanh nhận khi mua hàng hóa hoặc sử dụng dịch vụ từ công ty nước ngoài (hoặc nhập khẩu hàng hóa) tức là ngoài lãnh thổ Việt Nam. Khi bạn nhập khẩu, hoặc sử dụng dịch vụ từ công ty nước ngoài, hoặc mua hàng từ nước ngoài. Thì hóa đơn bạn nhận được cần được xử lý theo các quy định đặc biệt để được chấp nhận là chi phí hợp lý.

Khi nào bạn phải xử lý ngay

• Khi phát sinh giao dịch mua hàng hóa hoặc dịch vụ từ bên nước ngoài.

• Khi hoá đơn thuộc dạng hóa đơn đầu vào nước ngoài mà bạn chưa có bản dịch tiếng Việt, hoặc thanh toán chưa qua ngân hàng theo yêu cầu.

• Khi bạn chuẩn bị lập báo cáo tài chính, quyết toán thuế hoặc sắp bị thanh tra.

• Khi nhập khẩu hàng hóa – bạn phải đảm bảo xuất trình hóa đơn nước ngoài và chứng từ kèm theo khi bị kiểm tra ngay tại kho, bãi. 

 Nói cách khác: giao dịch càng có yếu tố nước ngoài, càng cần lập tức đặt quy trình xử lý hóa đơn rõ ràng.

Hóa đơn nước ngoài như thế nào mới được xem là hợp lệ theo pháp luật Việt Nam

Yêu cầu ngôn ngữ & bản dịch

• Theo Khoản 1, Điều 11, Luật Kế toán 88/2015/QH13: “Chữ viết sử dụng trong kế toán là tiếng Việt. Trường hợp sử dụng tiếng nước ngoài … thì phải sử dụng đồng thời cả tiếng Việt và tiếng nước ngoài.”

• Theo Khoản 5, Điều 5, Nghị định 174/2016/NĐ‑CP chứng từ kế toán sử dụng tiếng nước ngoài khi lập báo cáo tài chính ở Việt Nam phải được dịch các nội dung chủ yếu.

• Theo Khoản 4, Điều 5, Thông tư 156/2013/BTC ngôn ngữ sử dụng trong hồ sơ thuế là tiếng Việt. Nếu dùng tài liệu bằng tiếng nước ngoài → phải dịch ra tiếng Việt, người nộp thuế ký tên, đóng dấu, chịu trách nhiệm.
  
  → Kết luận: Hóa đơn nước ngoài muốn được xem là hợp lệ phải có bản tiếng nước ngoài + bản dịch tiếng Việt được xác nhận bởi đơn vị nhận.

Hóa đơn nước ngoài có cần đóng dấu/chữ ký không?

Hóa đơn thương mại quốc tế thường có thông tin như loại hóa đơn, số hóa đơn, thời gian lập, thông tin người bán/người mua, mô tả hàng hóa/dịch vụ… 

Theo Khoản 3, Điều 3, Thông tư 38/2015/TT‑BTC: “Trường hợp bản chụp hoặc các chứng từ do người nước ngoài phát hành … thì người khai hải quan, người nộp thuế phải xác nhận, ký tên, đóng dấu và chịu trách nhiệm…”. Vì vậy, hóa đơn nước ngoài không bắt buộc phải có dấu/chữ ký như hóa đơn Việt Nam. Nhưng nếu là bản sao, hoặc do bên nước ngoài lập thì bạn (người mua) cần ký tên, đóng dấu xác nhận bản dịch hoặc chứng từ đó.

Thời hạn xuất trình và chứng từ kèm theo

Theo hướng dẫn: Đối với hàng nhập khẩu khi đang vận chuyển, tại kho, bến, bãi… đơn vị kinh doanh phải xuất trình đầy đủ hóa đơn và chứng từ chứng minh tính pháp lý của hàng hóa khi bị kiểm tra. Nếu không có hóa đơn/chứng từ hợp pháp hoặc hết hiệu lực, cơ sở kinh doanh có thể bị xử lý vi phạm.

Điều kiện để hóa đơn nước ngoài được chấp nhận là chi phí hợp lý

Theo Khoản 10, Điều 1, Thông tư 26/2015/TT‑BTC: “Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào … từ 20 triệu đồng trở lên.”

Theo Thông tư 96/2015/TT‑BTC, khoản chi được trừ nếu thực tế phát sinh, có hóa đơn/chứng từ hợp pháp; nếu hóa đơn ≥ 20 triệu đồng thì thanh toán không dùng tiền mặt. Vì vậy, hóa đơn nước ngoài muốn được tính chi phí hợp lý và được khấu trừ thuế GTGT thì ngoài hợp lệ về hình thức còn phải đáp ứng thanh toán không dùng tiền mặt nếu giá trị lớn và chứng từ đầy đủ.

Hướng dẫn quy trình xử lý hóa đơn nước ngoài 

Nhiều doanh nghiệp/hộ kinh doanh vẫn đang xử lý hóa đơn nước ngoài theo thói quen “có file PDF là xong”, dẫn đến khi quyết toán thuế hoặc bị kiểm tra chứng từ nhập khẩu mới phát hiện thiếu bản dịch, thiếu chứng từ thanh toán, hoặc không có đủ bộ hồ sơ đi kèm.

Bước 1: Thỏa thuận với công ty nước ngoài

Khi mua hàng hoặc sử dụng dịch vụ từ công ty nước ngoài, yêu cầu hóa đơn rõ ràng: tên người bán, tên và địa chỉ người mua (doanh nghiệp/hộ kinh doanh bạn), mã số thuế nếu có; mô tả hàng hóa/dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền.  Yêu cầu hóa đơn lập bằng tiếng nước ngoài + bản dịch tiếng Việt hoặc bạn chuẩn bị bản dịch và sẽ chịu trách nhiệm. Thỏa thuận phương thức thanh toán, nếu giá trị giao dịch từ 20 triệu đồng trở lên. Nên thanh toán qua ngân hàng, để đáp ứng chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Yêu cầu kèm hợp đồng, chứng từ nhập khẩu (nếu có). Để sau này, khi kiểm tra thuế/hải quan bạn có đủ tài liệu.

Bước 2: Nhận và kiểm tra hóa đơn nước ngoài

• Khi nhận hóa đơn từ công ty nước ngoài: kiểm tra thời gian lập hóa đơn, người bán/người mua, mô tả hàng hóa/dịch vụ có phù hợp hợp đồng.

• Nếu hóa đơn lập bằng tiếng nước ngoài: lập bản dịch tiếng Việt có đính kèm bản chính tiếng nước ngoài; người chịu trách nhiệm (doanh nghiệp/hộ kinh doanh) ký tên, đóng dấu xác nhận bản dịch. (Quy định từ các văn bản trên)

• Kiểm tra phương thức thanh toán: nếu giá trị lớn (≥ 20 triệu) thì cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

• Kiểm tra chứng từ nhập khẩu nếu hàng hóa nhập khẩu: tờ khai hải quan, vận đơn, hóa đơn nước ngoài.

• Lưu trữ đầy đủ: hợp đồng, hóa đơn gốc + bản dịch, chứng từ thanh toán, tờ khai hải quan.

Bước 3: Kê khai, lưu trữ & sử dụng hóa đơn nước ngoài

Ghi nhận hóa đơn vào sổ kế toán, liên kết hợp đồng, chứng từ thanh toán, tờ khai hải quan (nếu có). Lưu trữ bộ chứng từ, bản tiếng nước ngoài + bản dịch tiếng Việt; hợp đồng; chứng từ thanh toán; tờ khai hải quan. Khi lập báo cáo tài chính, kê khai thuế GTGT/TNDN, đảm bảo hóa đơn nước ngoài được trình bày rõ. Bản dịch có xác nhận, phương thức thanh toán đúng, chứng từ nhập khẩu nếu có. Định kỳ rà soát, hóa đơn nước ngoài đã phát sinh có bản dịch, thanh toán hợp lệ, lưu trữ đầy đủ chưa? Nếu phát hiện thiếu thì xử lý ngay.

Bước 4: Đối với trường hợp nhập khẩu – xuất trình hóa đơn nước ngoài khi kiểm tra

Khi hàng nhập khẩu đang vận chuyển, lưu kho hoặc tại bãi nếu cơ quan kiểm tra thì bạn phải xuất trình hóa đơn nước ngoài + chứng từ kèm theo ngay. Nếu không, hàng có thể bị tạm giữ.

Vì vậy: khi nhập khẩu chuẩn bị sẵn bộ chứng từ hóa đơn nước ngoài + bản dịch + tờ khai hải quan + thanh toán qua ngân hàng (nếu giá trị lớn) để khi kiểm tra bạn không bị động.

Những rủi ro lớn nếu bạn chậm hoặc xử lý sai hóa đơn nước ngoài

Bị loại chi phí hoặc không được khấu trừ thuế GTGT. Khi hóa đơn nước ngoài không đáp ứng điều kiện (dịch tiếng Việt thiếu, thanh toán chưa qua ngân hàng giá trị lớn, hoặc chứng từ nhập khẩu thiếu). Chi phí có thể bị cơ quan thuế đánh giá là “không hợp lý” không được trừ khi tính thu nhập chịu thuế TNDN.  Nếu hóa đơn từ 20 triệu trở lên, mà thanh toán bằng tiền mặt hoặc không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt → thuế GTGT đầu vào có thể bị từ chối.

Bị kiểm tra, bị xử phạt hoặc ảnh hưởng hoạt động

Nếu hàng nhập khẩu lưu thông mà không có chứng từ hợp pháp hoặc hóa đơn nước ngoài chưa xử lý đúng chuẩn – có thể bị tạm giữ hàng hóa, bị xử lý vi phạm.

Khi doanh nghiệp, có nhiều hóa đơn nước ngoài chưa kiểm soát. Khi kiểm toán hoặc kiểm tra sẽ rất khó khăn, mất thời gian và có thể ảnh hưởng đến uy tín, chi phí tăng.

Ảnh hưởng uy tín và phát triển dài hạn

Thiếu chứng từ đúng chuẩn khiến doanh nghiệp/hộ kinh doanh mất quyền khấu trừ, chi phí cao, lợi nhuận giảm. Về lâu dài, khó khăn khi mở rộng kinh doanh, tiếp cận nguồn vốn, hợp tác quốc tế. Vì chứng từ quốc tế không được xử lý chuyên nghiệp sẽ làm mất tín nhiệm. Vì vậy, xử lý hóa đơn nước ngoài đúng quy định là một phần của minh bạch hóa phát triển dài hạn.

Hóa đơn nước ngoài, không chỉ là chứng từ phụ, mà là nền tảng pháp lý và tài chính để doanh nghiệp/hộ kinh doanh tham gia giao dịch quốc tế, nhập khẩu, mua dịch vụ nước ngoài. Nếu bạn lơ là xử lý, để chứng từ tồn đọng hoặc không đúng chuẩn. Hậu quả sẽ rất lớn, mất chi phí hợp lý, thuế GTGT không được khấu trừ, bị xử phạt, ảnh hưởng uy tín doanh nghiệp.

Nếu bạn cần mẫu chứng từ, phần mềm kế toán phù hợp. Hoặc tư vấn, chi tiết theo thực trạng kinh doanh của bạn. Hãy liên hệ ngay cho Zalo GDservice Việt Nam hoặc đăng ký nhận tin ở phía dưới. Để giải đáp các vướng mắc về hộ kinh doanh của quý khách.

Liên hệ tư vấn: Kiểm toán – Kế toán – Thuế – Thành lập doanh nghiệp – Visa/Giấy phép lao động