Lưu ý về đăng ký tham gia BHXH, BHYT, BHTN lần đầu năm 2024

Việc đăng ký tham gia BHXH, BHYT, BHTN lần đầu được quy định như thế nào? Các bước thực hiện thủ tục và hình thức nộp được hướng dẫn như thế nào?

1. Đối tượng tham gia BHXH, BHYT, BHTN năm 2024

Các đối tượng tham gia BHXH thuộc nhóm đối tượng tham gia BHXH bắt buộc căn cứ quy định tại Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 và Điều 2 Nghị định 143/2018/NĐ-CP bao gồm:

* Người lao động là công dân Việt Nam:-

  • Người làm việc theo hợp đồng lao động từ 01 tháng trở lên.
  • Cán bộ, công chức, viên chức.
  • Công nhân quốc phòng, công nhân công an, người làm công tác khác trong tổ chức cơ yếu;
  • Sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp quân đội nhân dân; sĩ quan, hạ sĩ quan nghiệp vụ, sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên môn kỹ thuật công an nhân dân; người làm công tác cơ yếu hưởng lương như đối với quân nhân;
  • Hạ sĩ quan, chiến sĩ quân đội nhân dân; hạ sĩ quan, chiến sĩ công an nhân dân phục vụ có thời hạn; học viên quân đội, công an, cơ yếu đang theo học được hưởng sinh hoạt phí;
  • Người đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng.
  • Người quản lý doanh nghiệp người quản lý điều hành hợp tác xã có hưởng tiền lương.
  • Người hoạt động không chuyên trách ở xã, phường, thị trấn.

* Người lao động là công dân nước ngoài làm việc tại Việt Nam:

   Người có giấy phép lao động hoặc chứng chỉ hành nghề hoặc giấy phép hành nghề do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp và có hợp đồng lao động không xác định thời hạn, hợp đồng lao động xác định thời hạn từ đủ 01 năm trở lên với người sử dụng lao động tại Việt Nam.

   Theo quy định tại Điều 99 Luật Bảo hiểm xã hội 2014, trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc tuyển dụng, người sử dụng lao động nộp hồ sơ đăng ký tham gia BHXH lần đầu cho cơ quan BHXH.

2. Đăng ký tham gia BHXH, BHYT, BHTN lần đầu năm 2024

   Doanh nghiệp, hộ gia kinh doanh lập hồ sơ và thực hiện các bước thủ tục đăng ký gửi đến cơ quan BHXH theo quy định của pháp luật để đảm bảo quyền lợi cho người lao động đồng thời tránh được việc bị phạt do quá thời hạn lập. Việc đăng ký tham gia BHXH, BHYT, BHTN lần đầu năm 2024 được hướng dẫn cụ thể như sau:

2.1. Đăng ký tham gia BHXH, BHYT, BHTN lần đầu trong công ty cổ phần

Công ty cổ phần cần chuẩn bị:

(1) Tờ khai đơn vị tham gia thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (Mẫu TK3-TS ban hành kèm theo Quyết định 490/QĐ-BHXH năm 2023);

(2) Báo cáo tình hình sử dụng lao động và danh sách tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp (Mẫu D02-LT ban hành kèm theo Quyết định 1040/QĐ-BHXH  năm 2020);

Người lao động cần nộp cho công ty cổ phần những giấy tờ sau:

(3) Tờ khai tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (Mẫu TK1-TS ban hành kèm theo Quyết định 490/QĐ-BHXH năm 2023);

(4) Trường hợp người lao động được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn: bổ sung Giấy tờ chứng minh được hưởng quyền lợi bảo hiểm y tế cao hơn (nếu có) (theo Phụ lục 03 ban hành kèm theo Quyết định 948/QĐ-BHXH năm 2023);

(5) HĐLĐ có thời hạn ở nước ngoài hoặc HĐLĐ được gia hạn kèm theo văn bản gia hạn HĐLĐ hoặc HĐLĐ được ký mới tại nước tiếp nhận lao động theo hợp đồng (đối với người lao động đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng quy định tại Luật người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng 2020).

   Địa điểm nộp hồ sơ: Cơ quan BHXH nơi công ty cổ phần đặt trụ sở. Đối với người lao động làm việc tại các chi nhánh của Công ty cổ phần hoạt động tại địa bàn nào thì tham gia BHXH tại địa bàn đó hoặc đóng tại công ty mẹ. Cơ quan BHXH sẽ giải quyết cấp mới sổ BHXH, thẻ BHYT: không quá 05 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.

   Lưu ý: Hiện nay, các Cơ quan BHXH ưu tiên thực hiện các thủ tục bảo hiểm thông qua Cổng dịch vụ công trực tuyến  hoặc qua các phần mềm kê khai bảo hiểm trực tuyến, nếu công ty cổ phần có chữ ký số thì có thể đăng ký tài khoản trên cổng dịch vụ công trực tuyến hoặc phần mềm để sử dụng.

2.2. Đăng ký tham gia BHXH, BHYT, BHTN lần đầu trong công ty TNHH một thành viên

Công ty TNHH 1TV cần chuẩn bị:

(1) Tờ khai đơn vị tham gia thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (Mẫu TK3-TS ban hành kèm theo Quyết định 490/QĐ-BHXH năm 2023);

(2) Báo cáo tình hình sử dụng lao động và danh sách tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp (Mẫu D02-LT ban hành kèm theo Quyết định 1040/QĐ-BHXH năm 2020);

Người lao động cần nộp cho công ty TNHH 1TV những giấy tờ sau:

(3) Tờ khai tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (Mẫu TK1-TS ban hành kèm theo Quyết định 490/QĐ-BHXH năm 2023);

(4) Trường hợp người lao động được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn: bổ sung Giấy tờ chứng minh được hưởng quyền lợi bảo hiểm y tế cao hơn (nếu có) (theo Phụ lục 03 ban hành kèm theo Quyết định 948/QĐ-BHXH năm 2023);

(5) HĐLĐ có thời hạn ở nước ngoài hoặc HĐLĐ được gia hạn kèm theo văn bản gia hạn HĐLĐ hoặc HĐLĐ được ký mới tại nước tiếp nhận lao động theo hợp đồng (đối với người lao động đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng quy định tại Luật người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng 2020).

   Địa điểm nộp hồ sơ: Cơ quan BHXH nơi công ty TNHH 1TV đặt trụ sở. Đối với người lao động làm việc tại các chi nhánh của TNHH 1TV hoạt động tại địa bàn nào thì tham gia BHXH tại địa bàn đó hoặc đóng tại công ty mẹ. Cơ quan BHXH sẽ giải quyết cấp mới sổ BHXH, thẻ BHYT: không quá 05 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.

   Lưu ý: Hiện nay, các Cơ quan BHXH ưu tiên thực hiện các thủ tục bảo hiểm thông qua Cổng dịch vụ công trực tuyến hoặc qua các phần mềm kê khai bảo hiểm trực tuyến, nếu công ty TNHH có chữ ký số thì có thể đăng ký tài khoản trên cổng dịch vụ công trực tuyến hoặc phần mềm để sử dụng.

2.3. Đăng ký tham gia BHXH, BHYT, BHTN lần đầu trong công ty TNHH hai thành viên trở lên

Công ty TNHH hai thành viên trở lên cần chuẩn bị:

(1) Tờ khai đơn vị tham gia thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (Mẫu TK3-TS ban hành kèm theo Quyết định 490/QĐ-BHXH năm 2023);

(2) Báo cáo tình hình sử dụng lao động và danh sách tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp (Mẫu D02-LT ban hành kèm theo Quyết định 1040/QĐ-BHXH năm 2020);

Người lao động cần nộp cho công ty TNHH hai thành viên trở lên những giấy tờ sau:

(3) Tờ khai tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (Mẫu TK1-TS ban hành kèm theo Quyết định 490/QĐ-BHXH năm 2023);

(4) Trường hợp người lao động được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn: bổ sung Giấy tờ chứng minh được hưởng quyền lợi bảo hiểm y tế cao hơn (nếu có) (theo Phụ lục 03 ban hành kèm theo Quyết định 948/QĐ-BHXH năm 2023);

(5) HĐLĐ có thời hạn ở nước ngoài hoặc HĐLĐ được gia hạn kèm theo văn bản gia hạn HĐLĐ hoặc HĐLĐ được ký mới tại nước tiếp nhận lao động theo hợp đồng (đối với người lao động đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng quy định tại Luật người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng 2020).

   Địa điểm nộp hồ sơ: Cơ quan BHXH nơi công ty TNHH 2 thành viên trở lên đặt trụ sở. Đối với người lao động làm việc tại các chi nhánh của công ty TNHH 2 thành viên trở lên hoạt động tại địa bàn nào thì tham gia BHXH tại địa bàn đó hoặc đóng tại công ty mẹ. Cơ quan BHXH sẽ giải quyết cấp mới sổ BHXH, thẻ BHYT: không quá 05 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.

   Lưu ý: Hiện nay, các Cơ quan BHXH ưu tiên thực hiện các thủ tục bảo hiểm thông qua Cổng dịch vụ công trực tuyến hoặc qua các phần mềm kê khai bảo hiểm trực tuyến, nếu công ty TNHH 2 thành viên trở lên có chữ ký số thì có thể đăng ký tài khoản trên cổng dịch vụ công trực tuyến hoặc phần mềm để sử dụng.

2.4. Đăng ký tham gia BHXH, BHYT, BHTN lần đầu trong công ty hợp danh

Công ty hợp danh cần chuẩn bị:

(1) Tờ khai đơn vị tham gia thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (Mẫu TK3-TS ban hành kèm theo Quyết định 490/QĐ-BHXH năm 2023);

(2) Báo cáo tình hình sử dụng lao động và danh sách tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp (Mẫu D02-LT ban hành kèm theo Quyết định 1040/QĐ-BHXH năm 2020);

Người lao động cần nộp cho công ty hợp danh những giấy tờ sau:

(3) Tờ khai tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (Mẫu TK1-TS ban hành kèm theo Quyết định 490/QĐ-BHXH năm 2023);

(4) Trường hợp người lao động được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn: bổ sung Giấy tờ chứng minh được hưởng quyền lợi bảo hiểm y tế cao hơn  (nếu có) (theo Phụ lục 03 ban hành kèm theo Quyết định 948/QĐ-BHXH năm 2023);

(5) HĐLĐ có thời hạn ở nước ngoài hoặc HĐLĐ được gia hạn kèm theo văn bản gia hạn HĐLĐ hoặc HĐLĐ được ký mới tại nước tiếp nhận lao động theo hợp đồng (đối với người lao động đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng quy định tại Luật người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng 2020).

   Địa điểm nộp hồ sơ: Cơ quan BHXH nơi công ty hợp danh đặt trụ sở. Đối với người lao động làm việc tại các chi nhánh của công ty hợp danh hoạt động tại địa bàn nào thì tham gia BHXH tại địa bàn đó hoặc đóng tại công ty mẹ. Cơ quan BHXH sẽ giải quyết cấp mới sổ BHXH, thẻ BHYT: không quá 05 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.

   Lưu ý: Hiện nay, các Cơ quan BHXH ưu tiên thực hiện các thủ tục bảo hiểm thông qua Cổng dịch vụ công trực tuyến hoặc qua các phần mềm kê khai bảo hiểm trực tuyến, nếu công ty hợp danh có chữ ký số thì có thể đăng ký tài khoản trên cổng dịch vụ công trực tuyến hoặc phần mềm để sử dụng.

2.5. Đăng ký tham gia BHXH, BHYT, BHTN lần đầu trong doanh nghiệp tư nhân

Đối với người lao động

(1) Tờ khai đơn vị tham gia thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (Mẫu TK1-TS ban hành kèm theo Quyết định 490/QĐ-BHXH ngày 28/3/2023);

(2) Trường hợp người lao động được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn: bổ sung Giấy tờ chứng minh được hưởng quyền lợi bảo hiểm y tế cao hơn (nếu có) (tham khảo tại Phụ lục 03 ban hành kèm theo Quyết định 948/QĐ-BHXH ngày 05/6/2023);

(3) HĐLĐ có thời hạn ở nước ngoài hoặc HĐLĐ được gia hạn kèm theo văn bản gia hạn HĐLĐ hoặc HĐLĐ được ký mới tại nước tiếp nhận lao động theo hợp đồng (đối với người lao động đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng quy định tại Luật người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng).

   Trách nhiệm của người lao động: cung cấp thông tin và kê khai đầy đủ hồ sở nêu trên, nộp cho doanh nghiệp tư nhân đang làm việc.

Đối với doanh nghiệp tư nhân

(4) Tờ khai đơn vị tham gia thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (Mẫu TK3-TS ban hành kèm theo Quyết định 490/QĐ-BHXH ngày 28/3/2023);

(5) Báo cáo tình hình sử dụng lao động và danh sách tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp (Mẫu D02-LT ban hành kèm theo Quyết định 1040/QĐ-BHXH ngày 18/8/2020).

   Trách nhiệm của doanh nghiệp tư nhân: kê khai đầy đủ hồ sơ nêu trên, nhận hồ sơ của người lao động, gửi bản giấy cho cơ quan BHXH hoặc gửi bằng hình thức trực tuyến chậm nhất sau 30 ngày kể từ ngày ký HĐLĐ. Cơ quan BHXH sẽ giải quyết cấp mới sổ BHXH, thẻ BHYT: không quá 05 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.

   Lưu ý: Hiện nay, các Cơ quan BHXH ưu tiên thực hiện các thủ tục bảo hiểm thông qua Cổng dịch vụ công trực tuyến  hoặc qua các phần mềm kê khai bảo hiểm trực tuyến, nếu doanh nghiệp tư nhân có chữ ký số thì có thể đăng ký tài khoản trên cổng dịch vụ công trực tuyến hoặc phần mềm để sử dụng.

2.6. Đăng ký tham gia BHXH, BHYT, BHTN lần đầu trong hộ kinh doanh

Hộ kinh doanh cần chuẩn bị:

1.Tờ khai đơn vị tham gia thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (Mẫu TK3-TS ban hành kèm theo Quyết định 490/QĐ-BHXH ngày 28/3/2023);

2. Báo cáo tình hình sử dụng lao động và danh sách tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp(Mẫu D02-LT ban hành kèm theo Quyết định 1040/QĐ-BHXH ngày 18/8/2020);

Người lao động cần nộp cho hộ kinh doanh những giấy tờ sau:

3. Tờ khai đơn vị tham gia thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (Mẫu TK1-TS ban hành kèm theo Quyết định 490/QĐ-BHXH ngày 28/3/2023);

4. Trường hợp người lao động được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn: bổ sung Giấy tờ chứng minh được hưởng quyền lợi bảo hiểm y tế cao hơn (nếu có) (theo Phụ lục 03 ban hành kèm theo Quyết định 948/QĐ-BHXH ngày 05/6/2023);

5. HĐLĐ có thời hạn ở nước ngoài hoặc HĐLĐ được gia hạn kèm theo văn bản gia hạn HĐLĐ hoặc HĐLĐ được ký mới tại nước tiếp nhận lao động theo hợp đồng (đối với người lao động đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng quy định tại Luật người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng);

   Nộp hồ sơ: Hộ kinh doanh kê khai đầy đủ hồ sơ, nhận hồ sơ của người lao động, gửi bản giấy cho cơ quan BHXH hoặc gửi bằng hình thức trực tuyến chậm nhất sau 30 ngày kể từ ngày ký HĐLĐ.

   Thời hạn giải quyết: Cơ quan BHXH sẽ giải quyết cấp mới sổ BHXH, thẻ BHYT không quá 05 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.

   Lưu ý: Hiện nay, các Cơ quan BHXH ưu tiên thực hiện các thủ tục bảo hiểm thông qua Cổng dịch vụ công trực tuyến hoặc qua các phần mềm kê khai bảo hiểm trực tuyến, nếu hộ kinh doanh có chữ ký số thì có thể đăng ký tài khoản trên cổng dịch vụ công trực tuyến hoặc phần mềm để sử dụng.

3. Các bước thực hiện thủ tục tham gia BHXH lần đầu

Thủ tục tham gia BHXH lần đầu gồm các bước sau:

  • Bước 1: chuẩn bị các loại giấy tờ theo yêu cầu để có căn cứ điền thông tin vào các biểu mẫu.
  • Bước 2: trong trường hợp đơn vị chưa có mã BHXH, đơn vị sẽ nộp tờ khai TK3-TS cho cơ quan bảo hiểm. Sau khi nộp 1 – 7 ngày làm việc, đơn vị sẽ nhận được mã đơn vị.
  • Bước 3: Sau khi có mã đơn vị, doanh nghiệp thực hiện các thành phần biểu mẫu, hồ sơ theo quy định để báo tăng lao động tham gia BHXH lần đầu.
  • Bước 4: Nộp đủ các hồ sơ cần thiết cho cơ quan BHXH.
  • Bước 5: Sau không quá 05 ngày làm việc kể từ thời điểm nộp đủ hồ sơ, cơ quan bảo hiểm xã tiến hành cấp số BHXH và thẻ BHYT cho đơn vị.

Doanh nghiệp, hộ kinh doanh sẽ tiến hành nộp hồ sơ tại cơ quan BHXH cấp quận/huyện nơi doanh nghiệp đặt trụ sở. Việc xác định cơ quan BHXH tiếp nhận hồ sơ sẽ phụ thuộc vào giấy phép đăng ký kinh doanh.

4. Các hình thức nộp hồ sơ

Doanh nghiệp, hộ kinh doanh có thể nộp hồ sơ giấy hoặc hồ sơ điện tử khi thực hiện thủ tục tham gia BHXH lần đầu:

  •  Đối với hồ sơ giấy: nộp qua dịch vụ bưu chính của cơ quan BHXH.
  •  Đối với giao dịch điện tử: Doanh nghiệp, hộ kinh doanh sử dụng phần mềm kê khai BHXH điện tử của các đơn vị tại Việt Nam. Các đơn vị chỉ cần có chữ ký số và tài khoản kê khai, việc nộp hồ sơ sẽ cực kỳ đơn giản và dễ dàng.

ĐĂNG KÝ NHẬN TIN

Nhận thông báo về luật, thông tư hướng dẫn, tài liệu về kiểm toán,
báo cáo thuế, doanh nghiệp