0931 474 003
customer@gdservice.com.vn 
Hướng dẫn xác thực sinh trắc học trên ứng dụng eTax Mobile là nội dung người đại diện theo pháp luật cần quan tâm khi doanh nghiệp đăng ký hoặc thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử. Việc thực hiện đúng quy trình giúp hồ sơ được xác minh, tiếp tục xử lý và hạn chế tình trạng giả mạo thông tin doanh nghiệp. Hãy cùng GD WORLD tìm hiểu điều kiện, đối tượng và các bước thực hiện trong bài viết dưới đây.
Người đại diện theo pháp luật thực hiện xác thực sinh trắc học trên ứng dụng eTax Mobile để hoàn tất hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử.
Xác thực sinh trắc học trên eTax Mobile là gì?
Xác thực sinh trắc học trên eTax Mobile là bước xác minh danh tính bằng nhận diện khuôn mặt của người đại diện theo pháp luật. Bước này được thực hiện khi hệ thống hóa đơn điện tử gửi yêu cầu đối với hồ sơ đăng ký hoặc thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Sau khi xác thực thành công, hồ sơ mới tiếp tục được hệ thống xử lý theo quy trình.
Mục đích của việc xác thực sinh trắc học
Việc xác thực nhằm kiểm tra người đang thực hiện thủ tục có đúng là người đại diện theo pháp luật đã đăng ký với cơ quan thuế hay không. Biện pháp này góp phần bảo vệ thông tin doanh nghiệp, hạn chế hành vi sử dụng danh tính trái phép và nâng cao an toàn khi sử dụng hóa đơn điện tử. Đây không phải là bước thay thế chữ ký số mà là một lớp xác minh danh tính bổ sung.
Xác thực sinh trắc học được thực hiện vào thời điểm nào?
Người đại diện thực hiện xác thực sau khi Cổng thông tin hóa đơn điện tử – chứng từ điện tử tiếp nhận Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT và gửi thông báo có hồ sơ chờ xác thực. Người dùng cần thực hiện trong thời hạn hiển thị trên hệ thống; theo hướng dẫn triển khai, thời hạn xác thực có thể là một ngày làm việc kể từ khi nhận email thông báo.
Quy trình xác thực sinh trắc học gồm đăng nhập eTax Mobile, xác minh VNeID và gửi hồ sơ đến cơ quan thuế.
Đối tượng nào phải xác thực sinh trắc học?
Đối tượng được hướng dẫn thực hiện là người đại diện theo pháp luật khi cơ quan thuế tiếp nhận tờ khai đăng ký hoặc thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Hình thức xác thực phụ thuộc vào tình trạng định danh, quốc tịch và thông báo cụ thể của hệ thống. Vì vậy, doanh nghiệp cần kiểm tra email và tài khoản eTax Mobile thay vì mặc định mọi hồ sơ đều thực hiện giống nhau.
Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp
Người đại diện theo pháp luật là cá nhân có thông tin được ghi nhận trong dữ liệu đăng ký thuế của doanh nghiệp. Khi hồ sơ đăng ký hoặc thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn phát sinh yêu cầu xác thực, người này phải trực tiếp thực hiện nhận diện khuôn mặt. Kế toán hoặc đơn vị dịch vụ có thể hỗ trợ thao tác nhưng không thể sử dụng khuôn mặt của mình để xác thực thay.
Chủ hộ kinh doanh và cá nhân có liên quan
Chủ hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh hoặc người đại diện của tổ chức có thể thuộc diện thực hiện nếu hệ thống gửi yêu cầu xác thực theo hồ sơ đã nộp. Người Việt Nam có tài khoản VNeID mức độ 2 thực hiện trên eTax Mobile; trường hợp người đại diện là người nước ngoài có thể phải thực hiện xác minh trực tiếp tại cơ quan thuế theo hướng dẫn.
Điều kiện xác thực sinh trắc học trên ứng dụng eTax Mobile
Để quá trình xác thực diễn ra thuận lợi, người đại diện cần chuẩn bị tài khoản định danh điện tử, ứng dụng thuế và thiết bị có camera hoạt động bình thường. Quan trọng nhất là thông tin người đại diện trong hồ sơ đăng ký thuế phải khớp với dữ liệu định danh cá nhân. Nếu dữ liệu chưa đồng bộ, hệ thống có thể không hiển thị hồ sơ hoặc từ chối xác thực.
Có tài khoản định danh điện tử VNeID mức độ 2
Người đại diện theo pháp luật là công dân Việt Nam cần có tài khoản VNeID mức độ 2 đang hoạt động. Tài khoản phải gắn với đúng số định danh cá nhân và thông tin căn cước đã đăng ký với cơ quan nhà nước. Trước khi thực hiện, người dùng nên đăng nhập thử VNeID để kiểm tra passcode và khả năng nhận diện khuôn mặt.
Đã cài đặt và đăng nhập eTax Mobile
Người dùng cần cài đặt phiên bản eTax Mobile chính thức do cơ quan thuế cung cấp trên thiết bị di động. Ứng dụng hỗ trợ tra cứu thông tin người nộp thuế, hồ sơ thuế và các chức năng giao dịch điện tử. Để hạn chế lỗi điều hướng, người dùng nên cập nhật cả eTax Mobile và VNeID lên phiên bản mới nhất.
Thông tin phải khớp với dữ liệu đăng ký thuế
Họ tên, số định danh cá nhân và thông tin người đại diện theo pháp luật phải thống nhất giữa dữ liệu đăng ký thuế và Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Nếu doanh nghiệp vừa thay đổi người đại diện, cần bảo đảm thông tin đã được cập nhật tại cơ quan đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế. Việc dữ liệu chưa đồng bộ là một nguyên nhân phổ biến khiến hồ sơ không thể xác thực.
Hướng dẫn xác thực sinh trắc học trên ứng dụng eTax Mobile
Quy trình được thực hiện theo trình tự đăng nhập ứng dụng, truy cập chức năng hóa đơn điện tử, chọn tờ khai chờ xác thực và thực hiện nhận diện khuôn mặt. Giao diện có thể được điều chỉnh theo từng phiên bản ứng dụng, nhưng bản chất các bước xử lý không thay đổi. Người dùng nên đọc kỹ thông tin hồ sơ trước khi nhấn gửi đến cơ quan thuế.
Bước 1 – Đăng nhập ứng dụng eTax Mobile
Người đại diện mở ứng dụng eTax Mobile và chọn đăng nhập bằng tài khoản định danh điện tử VNeID. Tại phần lựa chọn loại tài khoản, người dùng chọn tài khoản cá nhân rồi xác nhận chia sẻ thông tin để đăng nhập ứng dụng thuế điện tử. Cần bảo đảm tài khoản đăng nhập là của chính người đại diện theo pháp luật có tên trong hồ sơ.
Bước 2 – Chọn chức năng Hóa đơn điện tử
Sau khi đăng nhập thành công, người dùng tìm và chọn chức năng “Hóa đơn điện tử” trên màn hình chính. Đây là khu vực quản lý các yêu cầu liên quan đến đăng ký, thay đổi thông tin và xác thực hồ sơ hóa đơn. Nếu không thấy chức năng này, người dùng nên kiểm tra phiên bản ứng dụng hoặc đăng nhập lại đúng tài khoản.
Bước 3 – Chọn tờ khai cần xác thực
Trong chức năng hóa đơn điện tử, người dùng chọn mục “Tờ khai chờ xác thực”. Hệ thống sẽ hiển thị danh sách hồ sơ đang chờ xử lý, gồm thông tin mã số thuế, doanh nghiệp và trạng thái xác thực. Người đại diện cần chọn đúng hồ sơ Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT trước khi tiếp tục.
Bước 4 – Chuyển sang ứng dụng VNeID
Tại hồ sơ còn thời hạn xác thực, người dùng nhấn nút “Sinh trắc học” để chuyển sang ứng dụng VNeID. Hệ thống có thể yêu cầu xác nhận chia sẻ dữ liệu và nhập passcode của tài khoản định danh. Người dùng chỉ nên thực hiện trên ứng dụng chính thức và không cung cấp mật khẩu hoặc mã xác thực cho người khác.
Bước 5 – Thực hiện nhận diện khuôn mặt
Người đại diện đưa khuôn mặt vào đúng khung hình và thực hiện theo hướng dẫn trên màn hình. Nên đứng ở nơi đủ ánh sáng, tháo khẩu trang, hạn chế đeo kính màu và giữ thiết bị ổn định. Khi hệ thống hoàn tất việc đối chiếu, kết quả xác thực sẽ được chuyển trở lại ứng dụng eTax Mobile.
Bước 6 – Gửi tờ khai đến cơ quan thuế
Sau khi xác thực thành công, người dùng quay lại hồ sơ trên eTax Mobile và kiểm tra lại các thông tin liên quan. Nếu dữ liệu chính xác, chọn chức năng gửi tờ khai để hoàn tất bước xác minh. Xác thực thành công chưa đồng nghĩa doanh nghiệp được sử dụng hóa đơn ngay; hồ sơ vẫn cần được cơ quan thuế tiếp tục xem xét.
Bước 7 – Tra cứu kết quả xử lý
Người dùng truy cập chức năng tra cứu thông báo hoặc hồ sơ đã gửi để kiểm tra trạng thái xử lý. Cơ quan thuế sẽ gửi thông báo chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy trình. Nếu hồ sơ bị từ chối, doanh nghiệp cần đọc rõ nguyên nhân, điều chỉnh thông tin và gửi lại đúng yêu cầu.
Cách thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử
Khi thông tin doanh nghiệp đã đăng ký với cơ quan thuế thay đổi, người nộp thuế phải cập nhật lại thông tin theo quy định. Hồ sơ thay đổi được gửi qua Cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Việc cập nhật kịp thời giúp thông tin trên hóa đơn thống nhất với hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp.
Khi nào doanh nghiệp cần thay đổi thông tin?
Doanh nghiệp cần thực hiện khi thay đổi người đại diện theo pháp luật, tên doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở hoặc những nội dung đã đăng ký về hóa đơn điện tử. Tùy loại thông tin thay đổi, hệ thống có thể yêu cầu xác thực sinh trắc học hoặc xác nhận qua email, số điện thoại. Không nên tiếp tục phát hành hóa đơn với thông tin cũ khi dữ liệu pháp lý đã thay đổi.
Hồ sơ thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn
Doanh nghiệp sử dụng Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT để đăng ký mới hoặc cập nhật nội dung đã đăng ký về hóa đơn điện tử. Tờ khai được lập và gửi qua Cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế hoặc qua nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Trường hợp thay đổi người đại diện, người mới có thể phải trực tiếp thực hiện xác thực theo yêu cầu.
Những nội dung cần kiểm tra trước khi gửi
Trước khi gửi hồ sơ, doanh nghiệp cần đối chiếu tên, mã số thuế, địa chỉ trụ sở và thông tin người đại diện theo pháp luật. Đồng thời kiểm tra loại hóa đơn, phương thức chuyển dữ liệu, email, số điện thoại và chữ ký số đang sử dụng. Một sai lệch nhỏ giữa các hệ thống cũng có thể khiến hồ sơ bị yêu cầu điều chỉnh.
Doanh nghiệp thực hiện đăng ký hoặc thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử thông qua hệ thống eTax Mobile.
Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được thực hiện như thế nào?
Doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng áp dụng phải lập tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trước khi phát hành hóa đơn. Sau khi tiếp nhận, cơ quan thuế kiểm tra thông tin và gửi thông báo phản hồi. Trường hợp có yêu cầu xác thực, người đại diện phải hoàn thành bước nhận diện trước khi hồ sơ tiếp tục được xử lý.
Chuẩn bị trước khi đăng ký
Người nộp thuế cần có mã số thuế đang hoạt động, chữ ký số phù hợp và tài khoản giao dịch thuế điện tử. Thông tin doanh nghiệp, địa chỉ, người đại diện và email liên hệ phải được kiểm tra trước khi lập tờ khai. Với hồ sơ có xác thực sinh trắc học, người đại diện cần chuẩn bị thêm VNeID mức độ 2 và eTax Mobile.
Quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp lập Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT, ký điện tử và gửi đến cơ quan thuế qua hệ thống phù hợp. Sau khi nhận thông báo có hồ sơ chờ xác thực, người đại diện đăng nhập eTax Mobile để thực hiện nhận diện khuôn mặt. Doanh nghiệp chỉ nên phát hành hóa đơn sau khi đã nhận được thông báo chấp nhận đăng ký từ cơ quan thuế.
Người đại diện cần chuẩn bị tài khoản VNeID mức độ 2, eTax Mobile và dữ liệu đăng ký thuế đồng bộ trước khi xác thực.
Các lỗi thường gặp khi xác thực sinh trắc học
Lỗi xác thực có thể xuất phát từ ứng dụng chưa cập nhật, thông tin người đại diện chưa đồng bộ hoặc hồ sơ đã quá thời hạn xử lý. Một số trường hợp liên quan đến chất lượng camera, đường truyền mạng và trạng thái tài khoản VNeID. Người dùng cần xác định đúng nguyên nhân trước khi lập lại hoặc gửi thêm hồ sơ.
Không tìm thấy tờ khai chờ xác thực
Tình trạng này có thể xảy ra khi tờ khai chưa được Cổng thông tin hóa đơn điện tử tiếp nhận hoặc người dùng đăng nhập không đúng tài khoản người đại diện. Ngoài ra, hồ sơ có thể chưa đến bước yêu cầu xác thực hoặc dữ liệu chưa được đồng bộ. Doanh nghiệp nên kiểm tra email thông báo, mã hồ sơ và trạng thái tờ khai trên hệ thống đã gửi.
eTax Mobile không chuyển sang VNeID
Nguyên nhân thường gặp là một trong hai ứng dụng đang sử dụng phiên bản cũ hoặc thiết bị chưa cấp quyền mở liên kết. Người dùng nên cập nhật ứng dụng, đăng nhập trước vào VNeID và kiểm tra kết nối mạng. Nếu vẫn không điều hướng được, có thể khởi động lại thiết bị và thực hiện lại từ mục tờ khai chờ xác thực.
Xác thực khuôn mặt không thành công
Hệ thống có thể không nhận diện được nếu khuôn mặt bị che, ánh sáng không phù hợp hoặc camera thiết bị bị mờ. Người dùng nên lau camera, đứng thẳng trước nguồn sáng và làm đúng yêu cầu hiển thị trên màn hình. Nếu ngoại hình đã thay đổi đáng kể so với dữ liệu định danh, cần liên hệ cơ quan có thẩm quyền để được hướng dẫn.
Thông tin người đại diện không khớp
Trường hợp này thường phát sinh khi doanh nghiệp vừa thay đổi người đại diện nhưng dữ liệu đăng ký thuế chưa cập nhật kịp thời. Cũng có thể xảy ra do sai số định danh, ngày sinh hoặc họ tên giữa các cơ sở dữ liệu. Doanh nghiệp cần đối chiếu giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, thông tin thuế và tài khoản VNeID trước khi xác thực lại.
Tổng hợp các lỗi thường gặp khi xác thực sinh trắc học trên eTax Mobile và hướng dẫn khắc phục nhanh chóng.
Cách xử lý khi xác thực sinh trắc học không thành công
Người dùng nên kiểm tra phiên bản eTax Mobile, VNeID, đường truyền mạng và thông tin người đại diện trước khi thao tác lại. Nếu hồ sơ đã quá thời hạn xác thực, hệ thống có thể gửi thông báo quá hạn và người nộp thuế phải xử lý theo hướng dẫn mới. Khi không xác định được nguyên nhân, doanh nghiệp nên liên hệ cơ quan thuế quản lý trực tiếp hoặc đơn vị tư vấn chuyên môn.
Không nên lập và gửi nhiều tờ khai giống nhau trong khi hồ sơ cũ vẫn đang được xử lý. Việc tạo hồ sơ trùng có thể gây khó khăn khi theo dõi trạng thái và xác định tờ khai cần xác thực. Doanh nghiệp nên lưu lại ảnh lỗi, mã hồ sơ và thời điểm phát sinh để thuận tiện khi yêu cầu hỗ trợ.
Lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử sau khi xác thực
Doanh nghiệp cần chờ thông báo chấp nhận của cơ quan thuế trước khi chính thức phát hành hóa đơn theo đăng ký mới. Xác thực sinh trắc học chỉ là bước xác minh người đại diện, không thay thế chữ ký số, tờ khai đăng ký hay quyết định xử lý của cơ quan thuế. Thông tin tài khoản, VNeID và chữ ký số phải được quản lý riêng, không chia sẻ tùy tiện.
Khi có thay đổi về tên, địa chỉ, người đại diện hoặc nội dung đăng ký, doanh nghiệp phải cập nhật thông tin đúng thời điểm. Đồng thời nên lưu tờ khai, thông báo tiếp nhận và kết quả xử lý để phục vụ việc đối chiếu sau này. Đây là cơ sở quan trọng giúp doanh nghiệp sử dụng hóa đơn đúng thông tin và hạn chế rủi ro về thuế.
Câu hỏi thường gặp
Dưới đây là những vấn đề doanh nghiệp thường gặp khi thực hiện xác thực trên ứng dụng thuế. Câu trả lời được trình bày theo nguyên tắc chung và có thể thay đổi tùy tình trạng hồ sơ, dữ liệu đăng ký thuế hoặc thông báo của cơ quan quản lý trực tiếp. Khi trường hợp có yếu tố đặc thù, doanh nghiệp nên kiểm tra riêng trước khi thực hiện.
Xác thực sinh trắc học có bắt buộc không?
Việc xác thực được thực hiện đối với hồ sơ và đối tượng được hệ thống yêu cầu theo quy trình đăng ký hoặc thay đổi thông tin hóa đơn điện tử. Không nên hiểu rằng mọi doanh nghiệp đang hoạt động đều phải xác thực lại ngay lập tức. Người nộp thuế cần căn cứ email, thông báo trên hệ thống và tình trạng hồ sơ thực tế.
Có thể nhờ kế toán xác thực thay người đại diện không?
Kế toán hoặc đơn vị dịch vụ có thể hướng dẫn, chuẩn bị hồ sơ và hỗ trợ thao tác kỹ thuật. Tuy nhiên, bước nhận diện khuôn mặt phải do đúng người đại diện theo pháp luật thực hiện bằng tài khoản định danh của mình. Việc sử dụng danh tính hoặc tài khoản của người khác có thể khiến hồ sơ không hợp lệ và phát sinh rủi ro bảo mật.
Không có VNeID mức độ 2 có xác thực được không?
Người đại diện là công dân Việt Nam thuộc trường hợp xác thực trên ứng dụng cần có tài khoản VNeID mức độ 2. Nếu chưa có, người dùng cần hoàn thiện thủ tục định danh trước khi thực hiện trên eTax Mobile. Trường hợp người nước ngoài hoặc không thể thực hiện trên ứng dụng cần liên hệ cơ quan thuế để được hướng dẫn hình thức phù hợp.
Xác thực thành công có được sử dụng hóa đơn ngay không?
Không. Xác thực thành công chỉ xác nhận danh tính của người đại diện đối với hồ sơ đang chờ xử lý. Doanh nghiệp cần tiếp tục theo dõi và chỉ sử dụng hóa đơn sau khi cơ quan thuế gửi thông báo chấp nhận đăng ký hoặc thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử.
Thay đổi người đại diện có phải xác thực lại không?
Khi doanh nghiệp thay đổi người đại diện theo pháp luật và gửi lại thông tin đăng ký hóa đơn điện tử, người đại diện mới có thể được yêu cầu xác thực. Điều kiện là dữ liệu của người mới đã được cập nhật và khớp giữa hồ sơ đăng ký thuế với dữ liệu định danh. Doanh nghiệp nên hoàn thành thay đổi pháp lý trước khi lập tờ khai hóa đơn.
Xác thực sinh trắc học có thay thế chữ ký số không?
Không. Sinh trắc học dùng để xác minh đúng cá nhân đang thực hiện thủ tục, trong khi chữ ký số dùng để ký điện tử trên tờ khai và giao dịch của doanh nghiệp. Hai công cụ có chức năng khác nhau và có thể cùng xuất hiện trong một quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
Kết luận
Thực hiện đúng Hướng dẫn xác thực sinh trắc học trên ứng dụng eTax Mobile giúp doanh nghiệp hoàn thiện bước xác minh người đại diện khi đăng ký hoặc cập nhật thông tin hóa đơn điện tử. Trước khi thao tác, cần kiểm tra VNeID mức độ 2, dữ liệu đăng ký thuế, trạng thái tờ khai và thời hạn xác thực. Doanh nghiệp chỉ nên phát hành hóa đơn sau khi nhận được thông báo chấp nhận chính thức từ cơ quan thuế.
Nếu bạn cần tư vấn chi tiết theo thực trạng kinh doanh của mình, hãy liên hệ ngay Zalo GD WORLD hoặc đăng ký nhận tin ở phía dưới.
Kiểm toán – Kế toán – Thuế – Thành lập doanh nghiệp – Visa/Giấy phép lao động
🔹 CÔNG TY TNHH GD WORLD
📲 SĐT: 0931 474 003 – 0931 424 003
📧 Email: customer@gdservice.com.vn
Hãy liên hệ ngay GD WORLD để được tư vấn về tình trạng doanh nghiệp của bạn ngay lập tức.
Tags: doanh nghiệp, GDServce, GDServicce
