0931 474 003
customer@gdservice.com.vn 
Quy trình xác thực điện tử là một trong những nội dung quan trọng mà cá nhân, tổ chức cần lưu ý khi thực hiện thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp. Từ ngày 21/07/2026, Bộ Tài chính chính thức triển khai quy trình này đối với người nộp hồ sơ, người ủy quyền nộp hồ sơ đăng ký thành lập mới doanh nghiệp. Vậy ai phải xác thực và thực hiện như thế nào? Hãy cùng GD WORLD tìm hiểu Quy trình xác thực điện tử và những lưu ý quan trọng trong bài viết dưới đây.
Quy trình xác thực điện tử khi đăng ký thành lập doanh nghiệp 2026
Từ 21/07/2026 phải xác thực điện tử để được cấp đăng ký thành lập doanh nghiệp?
Ngày 21/07/2026, Bộ Tài chính thông báo triển khai Quy trình xác thực điện tử đối với người nộp hồ sơ, người ủy quyền nộp hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Theo thông báo, thời gian triển khai bắt đầu từ ngày 21/07/2026; kể từ thời điểm này, cá nhân, tổ chức phải thực hiện xác thực điện tử để được cấp đăng ký thành lập doanh nghiệp theo quy định pháp luật.
Cơ sở pháp lý triển khai Quy trình xác thực điện tử
Theo thông báo của Bộ Tài chính, việc triển khai được thực hiện trên cơ sở Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp. Các căn cứ được cơ quan quản lý công bố gồm khoản 13 Điều 3, khoản 5 Điều 12 và khoản 4 Điều 124 Nghị định 168/2025/NĐ-CP.
Khoản 13 Điều 3 Nghị định 168/2025/NĐ-CP quy định:
“13. Xác thực điện tử là hoạt động xác thực danh tính đối với người nộp hồ sơ, người ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, đăng ký hộ kinh doanh, được thực hiện thông qua Hệ thống định danh và xác thực điện tử, nền tảng định danh và xác thực điện tử bằng một trong các phương tiện sau: Mật khẩu sử dụng một lần, phương tiện sinh trắc học, số điện thoại chính chủ hoặc phương tiện khác theo quy định của pháp luật về xác thực điện tử.”
Như vậy, xác thực điện tử về bản chất là bước xác minh danh tính của chủ thể tham gia thực hiện thủ tục. Các phương tiện có thể bao gồm mật khẩu sử dụng một lần, sinh trắc học, số điện thoại chính chủ hoặc phương tiện khác theo quy định.
Quy định áp dụng từ ngày 21/07/2026
Thông báo của Bộ Tài chính xác định thời gian triển khai từ ngày 21/07/2026. Nội dung được công bố nêu rõ:
“Kể từ thời điểm nêu trên, cá nhân, tổ chức phải thực hiện xác thực điện tử để được cấp đăng ký thành lập doanh nghiệp theo quy định pháp luật.”
Do đó, người đang chuẩn bị thành lập doanh nghiệp cần lưu ý bước xác thực ngay từ quá trình chuẩn bị và nộp hồ sơ. Việc xác thực danh tính và thông tin hồ sơ cần được thực hiện đồng bộ để hạn chế vướng mắc trong quá trình xử lý thủ tục.
Xác thực điện tử để được cấp đăng ký thành lập doanh nghiệp
Những ai phải thực hiện Quy trình xác thực điện tử?
Theo nội dung triển khai của Bộ Tài chính, Quy trình xác thực điện tử liên quan trực tiếp đến người nộp hồ sơ và người ủy quyền nộp hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần xác định đúng chủ thể thực hiện để chủ động chuẩn bị thông tin định danh trước khi tiến hành thủ tục.
Người nộp hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp
Đối với người trực tiếp thực hiện hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp, thông tin cá nhân sử dụng trong hồ sơ cần được kê khai đầy đủ, chính xác và phù hợp với dữ liệu phục vụ việc xác thực. Đây là bước cần lưu ý ngay từ đầu để hạn chế trường hợp thông tin không đồng nhất ảnh hưởng đến quá trình tiếp nhận hồ sơ.
Bên cạnh đó, theo nguyên tắc đăng ký doanh nghiệp, người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp tự kê khai và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, trung thực, chính xác của thông tin kê khai trong hồ sơ.
Người được ủy quyền nộp hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp
Trường hợp người có thẩm quyền không trực tiếp thực hiện mà ủy quyền cho tổ chức, cá nhân khác làm thủ tục đăng ký doanh nghiệp, cần đặc biệt lưu ý quy định về xác thực điện tử của bên ủy quyền và bên được ủy quyền.
Theo khoản 5 Điều 12 Nghị định 168/2025/NĐ-CP được sửa đổi bởi Nghị định 296/2026/NĐ-CP:
“5. Người ủy quyền và người được ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, trung thực và chính xác của việc ủy quyền. Người ủy quyền và người được ủy quyền phải xác thực điện tử để được cấp đăng ký doanh nghiệp khi thực hiện thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp, đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật, chủ sở hữu, thành viên của công ty trách nhiệm hữu hạn, thông tin cổ đông sáng lập, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài của công ty cổ phần không phải là công ty niêm yết và công ty đăng ký giao dịch chứng khoán, chủ doanh nghiệp tư nhân, thành viên hợp danh.”
Quy định này là điểm doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý khi sử dụng dịch vụ hoặc ủy quyền cho cá nhân khác thực hiện hồ sơ.
Đối tượng thực hiện xác thực điện tử khi đăng ký doanh nghiệp
Hướng dẫn Quy trình xác thực điện tử khi thành lập doanh nghiệp
Bộ Tài chính đã xây dựng tài liệu hướng dẫn triển khai Quy trình xác thực điện tử đối với người nộp hồ sơ, người ủy quyền nộp hồ sơ đăng ký thành lập mới doanh nghiệp và đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Khi thực hiện, người dùng cần tuân theo luồng thao tác và yêu cầu xác thực được hiển thị trên hệ thống.
Bước 1 – Đăng nhập Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp
Người thực hiện truy cập hệ thống phục vụ đăng ký doanh nghiệp và đăng nhập theo phương thức được hệ thống hỗ trợ. Trước khi thao tác, nên kiểm tra thông tin định danh và tài khoản sử dụng để hạn chế tình trạng dữ liệu không khớp khi chuyển sang bước xác thực.
Bước 2 – Kê khai và chuẩn bị hồ sơ đăng ký doanh nghiệp
Người nộp hồ sơ thực hiện kê khai các thông tin cần thiết của doanh nghiệp và chuẩn bị thành phần hồ sơ tương ứng với loại hình đăng ký. Các thông tin về người thành lập, người đại diện, chủ sở hữu, thành viên và người được ủy quyền cần được kiểm tra kỹ trước khi nộp.
Đối với hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử, thông tin kê khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp phải đầy đủ và chính xác theo thông tin trong hồ sơ.
Bước 3 – Thực hiện xác thực điện tử
Người thuộc đối tượng xác thực thực hiện yêu cầu trên hệ thống theo luồng hướng dẫn. Theo khoản 13 Điều 3 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hoạt động này được thực hiện thông qua Hệ thống định danh và xác thực điện tử, nền tảng định danh và xác thực điện tử.
Các phương tiện xác thực theo quy định có thể gồm mật khẩu sử dụng một lần, phương tiện sinh trắc học, số điện thoại chính chủ hoặc phương tiện khác theo pháp luật về xác thực điện tử. Người dùng nên thực hiện đúng hướng dẫn hiển thị tại thời điểm thao tác thay vì tự lựa chọn phương thức ngoài hệ thống.
Bước 4 – Hoàn tất và nộp hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp
Sau khi hoàn thành các yêu cầu liên quan, người thực hiện kiểm tra lại toàn bộ thông tin trước khi nộp hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp. Đặc biệt, cần kiểm tra trạng thái xác thực của các chủ thể liên quan và bảo đảm tài liệu điện tử được chuẩn bị đúng yêu cầu.
Sau khi hồ sơ được gửi, người nộp cần tiếp tục theo dõi trạng thái xử lý để kịp thời bổ sung hoặc điều chỉnh khi có yêu cầu từ Cơ quan đăng ký kinh doanh.
Không xác thực điện tử có được cấp đăng ký thành lập doanh nghiệp không?
Theo thông báo triển khai ngày 21/07/2026, cá nhân, tổ chức phải thực hiện xác thực điện tử để được cấp đăng ký thành lập doanh nghiệp theo quy định pháp luật. Do đó, câu hỏi “Phải xác thực điện tử để được cấp đăng ký thành lập doanh nghiệp không?” cần được xem xét theo đúng chủ thể và thủ tục thuộc phạm vi áp dụng.
Đáng chú ý, quy định hiện hành cũng có cơ chế xử lý trường hợp việc xác thực điện tử bị gián đoạn. Vì vậy, không nên hiểu theo hướng mọi sự cố kỹ thuật khi xác thực đều đồng nghĩa hồ sơ chắc chắn không thể được giải quyết; cần căn cứ tình trạng thực tế và quy định áp dụng cho từng trường hợp.
Những lỗi thường gặp khi thực hiện Quy trình xác thực điện tử
Trong quá trình thực hiện Quy trình xác thực điện tử, người nộp hồ sơ có thể gặp vướng mắc do dữ liệu kê khai chưa thống nhất, thông tin người thực hiện thủ tục chưa chính xác hoặc quá trình xác thực trên hệ thống chưa hoàn tất. Việc rà soát trước thông tin cá nhân và hồ sơ giúp giảm nguy cơ phải điều chỉnh sau khi nộp.
Thông tin người nộp hồ sơ không chính xác
Thông tin kê khai trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp cần bảo đảm chính xác và thống nhất với giấy tờ, dữ liệu được sử dụng để xác minh danh tính. Trước khi gửi hồ sơ, người thực hiện nên rà soát họ tên, thông tin định danh, thông tin liên hệ và vai trò của từng cá nhân liên quan.
Việc kiểm tra ngay từ đầu không chỉ hỗ trợ quá trình xác thực mà còn hạn chế nguy cơ hồ sơ phải sửa đổi, bổ sung vì sai hoặc thiếu thông tin.
Không hoàn tất được bước xác thực điện tử
Nếu phát sinh lỗi hoặc không thể hoàn thành bước xác thực điện tử, người thực hiện nên kiểm tra lại tài khoản, thông tin định danh và yêu cầu đang hiển thị trên hệ thống. Không nên tự ý thay đổi dữ liệu hồ sơ nếu chưa xác định được nguyên nhân.
Bộ Tài chính cũng công bố kênh hỗ trợ dành cho các vướng mắc liên quan đến quy trình xác thực điện tử. Đối với trường hợp phức tạp, doanh nghiệp nên xác định rõ lỗi thuộc khâu xác thực hay hồ sơ đăng ký trước khi xử lý.
Lỗi thường gặp khi xác thực điện tử đăng ký doanh nghiệp
Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước khi đăng ký thành lập?
Xác thực danh tính chỉ là một phần trong toàn bộ quá trình thành lập doanh nghiệp. Trước khi nộp hồ sơ, cá nhân, tổ chức còn cần xác định loại hình doanh nghiệp, tên, ngành nghề kinh doanh, vốn điều lệ, người đại diện theo pháp luật, thành viên/chủ sở hữu và địa chỉ trụ sở phù hợp.
Rà soát hồ sơ và thông tin đăng ký doanh nghiệp
Một bộ hồ sơ được chuẩn bị tốt cần bảo đảm tính thống nhất giữa thông tin kê khai, giấy tờ pháp lý và dữ liệu của những người liên quan. Đặc biệt, các thông tin phục vụ Quy trình xác thực điện tử nên được kiểm tra trước khi hồ sơ chính thức được gửi đi.
GD WORLD khuyến nghị doanh nghiệp không chỉ kiểm tra thành phần hồ sơ mà còn rà soát ngành nghề, vốn, cơ cấu sở hữu và các nghĩa vụ dự kiến phát sinh sau thành lập để tránh phải điều chỉnh nhiều lần.
Chuẩn bị địa chỉ trụ sở doanh nghiệp phù hợp
Địa chỉ trụ sở là một trong những thông tin quan trọng khi thực hiện thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần lựa chọn địa chỉ phù hợp với quy định và nhu cầu hoạt động thực tế, đồng thời cân nhắc khả năng tiếp nhận thư từ, hồ sơ và làm việc với cơ quan quản lý.
Đối với doanh nghiệp chưa cần thuê văn phòng vận hành riêng, có thể cân nhắc giải pháp địa chỉ văn phòng phù hợp để tối ưu chi phí trong giai đoạn đầu nhưng vẫn phải bảo đảm đáp ứng quy định liên quan.
Checklist cần chuẩn bị trước khi đăng ký thành lập doanh nghiệp
Dịch vụ thành lập doanh nghiệp và giải pháp vận hành tại GD WORLD
Việc thành lập công ty không kết thúc khi nhận được kết quả đăng ký doanh nghiệp. Sau khi đi vào hoạt động, doanh nghiệp còn cần quan tâm đến kế toán, thuế, hóa đơn, chữ ký số, tài khoản ngân hàng và các yêu cầu tuân thủ khác tùy theo mô hình hoạt động. GD WORLD định hướng cung cấp giải pháp hỗ trợ xuyên suốt từ đăng ký kinh doanh đến vận hành doanh nghiệp.
Dịch vụ đăng ký thành lập doanh nghiệp
GD WORLD hỗ trợ khách hàng rà soát loại hình doanh nghiệp, ngành nghề kinh doanh, vốn điều lệ, cơ cấu thành viên, người đại diện và địa chỉ trụ sở trước khi lập hồ sơ. Đồng thời, khách hàng được hướng dẫn các yêu cầu liên quan đến Quy trình xác thực điện tử trong phạm vi thủ tục áp dụng.
Việc chuẩn hóa thông tin ngay từ đầu giúp quá trình đăng ký thuận lợi hơn và tạo nền tảng cho các thủ tục kế toán – thuế sau khi doanh nghiệp được thành lập.
Dịch vụ kế toán – thuế – kiểm toán
Sau thành lập, doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống chứng từ, kế toán và thực hiện các nghĩa vụ kê khai thuế theo quy định áp dụng cho hoạt động thực tế. GD WORLD cung cấp dịch vụ kế toán, tư vấn thuế và kiểm toán nhằm hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát tính tuân thủ trong quá trình vận hành.
Thay vì xử lý từng vấn đề riêng lẻ khi phát sinh, doanh nghiệp có thể xây dựng quy trình kế toán – thuế ngay từ đầu để giảm rủi ro và thuận tiện hơn khi quy mô hoạt động tăng lên.
Giải pháp địa chỉ văn phòng cho doanh nghiệp
Đối với doanh nghiệp mới thành lập, chi phí thuê và vận hành văn phòng có thể tạo áp lực đáng kể trong giai đoạn đầu. Giải pháp địa chỉ văn phòng phù hợp giúp doanh nghiệp cân đối chi phí, đồng thời đáp ứng nhu cầu về địa chỉ trụ sở và giao dịch trong quá trình hoạt động.
GD WORLD có thể hỗ trợ kết nối nhu cầu thành lập doanh nghiệp với giải pháp địa chỉ văn phòng và các dịch vụ vận hành liên quan, tùy thuộc vào mô hình và nhu cầu thực tế của khách hàng.
Kết luận về Quy trình xác thực điện tử
Quy trình xác thực điện tử là nội dung người nộp hồ sơ và người được ủy quyền cần đặc biệt lưu ý khi thực hiện thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp. Việc chuẩn bị đúng thông tin định danh, rà soát hồ sơ và thực hiện đúng hướng dẫn trên hệ thống sẽ giúp hạn chế các vướng mắc không cần thiết trong quá trình xử lý hồ sơ.
Đặc biệt, quy định về xác thực điện tử cần được đọc cùng các quy định đăng ký doanh nghiệp đang có hiệu lực tại thời điểm thực hiện thủ tục. Doanh nghiệp không nên chỉ tập trung vào việc được cấp đăng ký mà cần chuẩn bị đồng bộ các công việc về kế toán – thuế – kiểm toán – đăng ký kinh doanh – địa chỉ văn phòng để vận hành thuận lợi sau thành lập.
Bạn đang chuẩn bị thành lập doanh nghiệp nhưng chưa rõ hồ sơ, Quy trình xác thực điện tử hoặc các thủ tục cần thực hiện sau khi thành lập?
Liên hệ GD WORLD để được hỗ trợ:
- Đăng ký thành lập và thay đổi nội dung doanh nghiệp;
- Kế toán và tư vấn thuế;
- Kiểm toán;
- Tư vấn thủ tục pháp lý doanh nghiệp;
- Giải pháp địa chỉ văn phòng.
GD WORLD – Đồng hành cùng doanh nghiệp từ thủ tục thành lập đến vận hành và tuân thủ.
