Ủy quyền đăng ký doanh nghiệp trên VNeID thực hiện thế nào?

Ủy quyền đăng ký doanh nghiệp ngày càng gắn với việc xác thực điện tử trên VNeID khi doanh nghiệp thực hiện các thủ tục đăng ký kinh doanh. Từ ngày 23/7/2026, Nghị định 296/2026/NĐ-CP đã quy định cụ thể hơn các trường hợp người ủy quyền và người được ủy quyền phải xác thực điện tử. Vậy quy trình ủy quyền, đăng ký định danh và xác nhận trên VNeID được thực hiện thế nào? Hãy cùng GD WORLD tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

Ủy quyền đăng ký doanh nghiệp trên VNeID từ ngày 23/7/2026

Ủy quyền đăng ký định danh doanh nghiệp trên VNeID được không?

Người đại diện theo pháp luật, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể trực tiếp thực hiện hoặc ủy quyền cho cá nhân khác đề nghị cấp tài khoản định danh điện tử cho tổ chức theo quy định về định danh và xác thực điện tử. Người thực hiện cần sử dụng tài khoản định danh điện tử đáp ứng điều kiện để thao tác trên hệ thống.

Do đó, Ủy quyền đăng ký định danh doanh nghiệp trên VNeID có thể thực hiện trong trường hợp người đại diện hợp pháp không trực tiếp đăng ký. Người nhận ủy quyền sẽ kê khai thông tin trên VNeID và người đại diện hợp pháp thực hiện bước xác nhận yêu cầu ủy quyền.

Cần lưu ý, thủ tục này liên quan đến Định danh doanh nghiệp, không nên nhầm với việc ủy quyền nộp hồ sơ đăng ký thành lập hoặc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp. Tuy nhiên, từ ngày 23/7/2026, việc ủy quyền thực hiện một số thủ tục đăng ký doanh nghiệp cũng gắn trực tiếp với yêu cầu xác thực điện tử.

Quy định về ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp từ ngày 23/7/2026

Ngày 23/7/2026, Chính phủ ban hành Nghị định 296/2026/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số quy định của Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp. Theo quy định mới, người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp được phép ủy quyền cho tổ chức hoặc cá nhân khác thực hiện thủ tục.

Tùy từng chủ thể nhận ủy quyền, hồ sơ chứng minh việc ủy quyền sẽ khác nhau. Đồng thời, đối với một số thủ tục quan trọng, người ủy quyền và người được ủy quyền còn phải thực hiện xác thực điện tử.

Trường hợp ủy quyền cho cá nhân

Nếu ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải kèm theo văn bản ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp.

Điểm thuận lợi là văn bản ủy quyền này không bắt buộc phải công chứng, chứng thực. Tuy nhiên, thông tin của người ủy quyền và người nhận ủy quyền cần được thể hiện chính xác để phục vụ quá trình xử lý và xác thực.

Trường hợp ủy quyền cho tổ chức

Nếu ủy quyền cho một tổ chức thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, hồ sơ phải có bản sao hợp đồng ủy quyền cho tổ chức thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp.

Đồng thời, hồ sơ cần có giấy giới thiệu hoặc văn bản phân công nhiệm vụ của tổ chức đó cho cá nhân trực tiếp thực hiện thủ tục. Đây là điểm doanh nghiệp cần phân biệt với trường hợp ủy quyền trực tiếp cho một cá nhân.

Trường hợp ủy quyền qua dịch vụ bưu chính

Nếu ủy quyền cho đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính công ích, nhân viên bưu chính phải nộp bản sao phiếu gửi hồ sơ theo mẫu do doanh nghiệp cung ứng dịch vụ bưu chính công ích phát hành, có chữ ký xác nhận của nhân viên bưu chính và người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp.

Trường hợp sử dụng đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính không phải bưu chính công ích, việc ủy quyền được thực hiện tương tự trường hợp ủy quyền cho tổ chức.

Quy định ủy quyền đăng ký doanh nghiệp từ ngày 23/7/2026

Những trường hợp ủy quyền phải xác thực điện tử từ ngày 23/7/2026

Một trong những điểm doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý của quy định mới là không phải mọi thủ tục đăng ký doanh nghiệp có ủy quyền đều được quy định phải xác thực điện tử. Nghị định 296/2026/NĐ-CP xác định cụ thể các trường hợp áp dụng.

Người ủy quyền và người được ủy quyền phải xác thực điện tử để được cấp đăng ký doanh nghiệp khi thực hiện những thủ tục thuộc phạm vi quy định dưới đây.

Đối với thủ tục đăng ký doanh nghiệp

Theo quy định tại Điều 2 Nghị định 296/2026/NĐ-CP, người ủy quyền và người được ủy quyền phải xác thực điện tử để được cấp đăng ký doanh nghiệp khi thực hiện các thủ tục sau:

– Đăng ký thành lập doanh nghiệp

– Đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật

– Đăng ký thay đổi chủ sở hữu

– Đăng ký thay đổi thành viên của công ty trách nhiệm hữu hạn

– Đăng ký thay đổi thông tin cổ đông sáng lập

– Đăng ký thay đổi thông tin cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài của công ty cổ phần không phải là công ty niêm yết và công ty đăng ký giao dịch chứng khoán

– Đăng ký thay đổi chủ doanh nghiệp tư nhân

– Đăng ký thay đổi thành viên hợp danh

Đối với thủ tục đăng ký hộ kinh doanh

Theo quy định tại Điều 15 Nghị định 296/2026/NĐ-CP, người ủy quyền và người được ủy quyền phải xác thực điện tử để được cấp đăng ký doanh nghiệp khi thực hiện các thủ tục sau:

– Đăng ký thành lập hộ kinh doanh

– Đăng ký thay đổi chủ hộ kinh doanh

– Đăng ký thay đổi thành viên hộ gia đình đăng ký hộ kinh doanh

Người ủy quyền và người được ủy quyền thực hiện thủ tục phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, trung thực và chính xác của việc ủy quyền.

Trường hợp xác thực điện tử bị gián đoạn

Nếu quá trình xác thực điện tử bị gián đoạn, quy định cho phép người ủy quyền thực hiện việc xác thực điện tử sau khi được cấp đăng ký doanh nghiệp.

Trường hợp người ủy quyền không xác nhận hoặc xác nhận rằng mình không ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh sẽ yêu cầu doanh nghiệp báo cáo theo khoản 5 Điều 21 Nghị định 168/2025/NĐ-CP.

Trường hợp chưa có tài khoản định danh điện tử

Nếu người ủy quyền chưa có tài khoản định danh điện tử để thực hiện xác thực, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải kèm theo giấy tờ nhân thân theo quy định.

Giấy tờ có thể là bản sao thẻ căn cước, thẻ Căn cước công dân, hộ chiếu, hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực của người ủy quyền.

Các trường hợp ủy quyền đăng ký doanh nghiệp phải xác thực điện tử

Hướng dẫn ủy quyền đăng ký định danh doanh nghiệp trên VNeID

Đối với Hướng dẫn ủy quyền đăng ký định danh doanh nghiệp, quy trình trên VNeID có thể chia thành hai giai đoạn. Đầu tiên, người nhận ủy quyền đăng nhập và gửi yêu cầu đăng ký; tiếp theo, người đại diện hợp pháp đăng nhập tài khoản của mình để kiểm tra và xác nhận yêu cầu.

Trước khi thực hiện, hai bên nên chuẩn bị và đối chiếu thông tin người đại diện, tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp và dữ liệu liên quan. Việc thông tin chính xác ngay từ đầu sẽ giúp hạn chế vướng mắc trong quá trình Đăng ký định danh doanh nghiệp.

Bước 1: Người nhận ủy quyền đăng nhập VNeID

Người nhận ủy quyền đăng nhập ứng dụng VNeID bằng tài khoản định danh điện tử mức độ 2. Tại trang chủ, người dùng lựa chọn chức năng liên quan đến Định danh tổ chức.

Tiếp theo, lựa chọn Đăng ký định danh tổ chức và thực hiện xác thực theo yêu cầu của ứng dụng để bắt đầu quá trình kê khai.

Bước 2: Chọn tư cách người được ủy quyền

Tại phần lựa chọn người kê khai, người thực hiện chọn trường hợp người kê khai là người được người đại diện hợp pháp hoặc người đứng đầu tổ chức ủy quyền để thực hiện đăng ký định danh tổ chức.

Việc lựa chọn đúng tư cách rất quan trọng vì đây là căn cứ để hệ thống xác định người thao tác không phải người đại diện trực tiếp và chuyển yêu cầu xác nhận đến người có thẩm quyền.

Bước 3: Nhập thông tin người đại diện và doanh nghiệp

Người được ủy quyền cung cấp các thông tin theo yêu cầu trên VNeID như thông tin người đại diện, loại tổ chức, tên tổ chức, mã số doanh nghiệp, ngày thành lập và các dữ liệu khác được hệ thống yêu cầu.

Đối với loại tổ chức, lựa chọn Doanh nghiệp và kiểm tra kỹ dữ liệu trước khi tiếp tục. Thông tin kê khai cần phù hợp với dữ liệu đăng ký doanh nghiệp để hạn chế phát sinh lỗi xác thực.

Bước 4: Kiểm tra và gửi yêu cầu

Sau khi hoàn thành thông tin, người được ủy quyền kiểm tra lại toàn bộ nội dung và tiến hành xác thực theo yêu cầu của VNeID.

Khi hệ thống thông báo tạo yêu cầu thành công, người thực hiện có thể theo dõi tình trạng xử lý. Đồng thời, cần thông báo cho người đại diện hợp pháp để tiếp tục bước xác nhận Ủy quyền đăng ký định danh doanh nghiệp.

Hướng dẫn ủy quyền đăng ký định danh doanh nghiệp trên VNeID

Người đại diện hợp pháp xác nhận ủy quyền trên VNeID thế nào?

Sau khi người nhận ủy quyền gửi yêu cầu, người đại diện hợp pháp cần thực hiện bước xác nhận trên tài khoản VNeID của mình. Đây là bước giúp hệ thống xác định việc ủy quyền thực tế có được người có thẩm quyền đồng ý hay không.

Trước khi chọn xác nhận, người đại diện nên kiểm tra thông tin doanh nghiệp, nội dung yêu cầu và người được ủy quyền. Không nên xác nhận một yêu cầu nếu chưa xác định rõ nguồn gốc hoặc nội dung ủy quyền.

Bước 1: Đăng nhập tài khoản VNeID

Người đại diện hợp pháp đăng nhập ứng dụng VNeID bằng tài khoản định danh điện tử của mình theo điều kiện hệ thống.

Sau khi đăng nhập, người dùng kiểm tra các thông báo mới liên quan đến yêu cầu xác nhận đăng ký định danh tổ chức do người được ủy quyền vừa gửi.

Bước 2: Mở yêu cầu xác nhận ủy quyền

Tại mục Thông báo, người đại diện lựa chọn đúng yêu cầu xác nhận ủy quyền cần xử lý.

Trước khi thực hiện bước tiếp theo, cần đọc và kiểm tra thông tin hiển thị về người được ủy quyền, tổ chức và nội dung yêu cầu.

Bước 3: Kiểm tra và xác nhận

Nếu thông tin phù hợp với việc ủy quyền thực tế, người đại diện thực hiện thao tác Xác nhận theo hướng dẫn trên ứng dụng.

Sau khi hoàn tất, yêu cầu Định danh doanh nghiệp trên VNeID sẽ tiếp tục được xử lý. Doanh nghiệp nên theo dõi trạng thái thay vì mặc định tài khoản được cấp ngay sau khi xác nhận.

Cách xác nhận ủy quyền đăng ký doanh nghiệp trên VNeID

Thời hạn cấp tài khoản định danh điện tử cho doanh nghiệp là bao lâu?

Thời gian giải quyết phụ thuộc vào việc thông tin của doanh nghiệp đã có trong cơ sở dữ liệu phục vụ xác thực hay cần được cơ quan quản lý xác minh. Doanh nghiệp cần phân biệt thời gian xử lý tài khoản định danh với thời gian xử lý hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.

Theo khoản 4 Điều 13 Nghị định 69/2024/NĐ-CP:

“4. Đối với tổ chức:

a) Không quá 03 ngày làm việc với trường hợp thông tin cần xác thực về tổ chức đã có trong cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành;

b) Không quá 15 ngày với trường hợp thông tin cần xác minh về tổ chức không có trong cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành.”

Như vậy, nếu thông tin cần xác thực đã có trong cơ sở dữ liệu quốc gia hoặc cơ sở dữ liệu chuyên ngành, thời gian giải quyết không quá 03 ngày làm việc. Trường hợp cần xác minh thông tin chưa có trong các cơ sở dữ liệu này, thời gian có thể lên đến 15 ngày.

Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi thực hiện ủy quyền đăng ký doanh nghiệp trên VNeID?

Từ ngày 23/7/2026, doanh nghiệp cần phân biệt giữa ủy quyền đăng ký định danh doanh nghiệp và ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp. Đây là hai vấn đề có liên quan đến VNeID và xác thực điện tử nhưng có căn cứ, mục đích và quy trình pháp lý khác nhau.

Đặc biệt, với các thủ tục thuộc diện bắt buộc xác thực điện tử theo Nghị định 296/2026/NĐ-CP, cả người ủy quyền và người được ủy quyền cần thực hiện đúng yêu cầu. Doanh nghiệp cũng nên kiểm tra thông tin người đại diện, chủ sở hữu, thành viên và dữ liệu đăng ký kinh doanh trước khi nộp hồ sơ.

Việc chuẩn hóa dữ liệu doanh nghiệp từ đầu còn giúp hạn chế vướng mắc khi thực hiện các thủ tục liên quan đến thuế, kế toán, hóa đơn điện tử và các nền tảng hành chính điện tử khác.

GD WORLD hỗ trợ doanh nghiệp từ đăng ký đến vận hành

Các yêu cầu về định danh và xác thực điện tử đang ngày càng gắn chặt với quá trình đăng ký và quản trị doanh nghiệp. Vì vậy, xử lý một hồ sơ đăng ký kinh doanh không chỉ dừng lại ở việc chuẩn bị biểu mẫu mà còn cần kiểm tra thông tin pháp lý, người đại diện và dữ liệu doanh nghiệp.

GD WORLD hỗ trợ doanh nghiệp trong các lĩnh vực đăng ký kinh doanh – kế toán – thuế – kiểm toán – tư vấn doanh nghiệp – giải pháp địa chỉ kinh doanh/văn phòng, từ giai đoạn thành lập đến quá trình vận hành và thay đổi thông tin.

Việc rà soát đồng bộ ngay từ đầu giúp doanh nghiệp chủ động hơn khi thực hiện thủ tục, hạn chế hồ sơ phải bổ sung hoặc phát sinh vấn đề trong quá trình xác thực điện tử.

Kết luận

Từ ngày 23/7/2026, quy định về ủy quyền đăng ký doanh nghiệp đã được cụ thể hóa hơn theo Nghị định 296/2026/NĐ-CP. Tùy trường hợp ủy quyền cho cá nhân, tổ chức hoặc đơn vị bưu chính, doanh nghiệp cần chuẩn bị đúng tài liệu chứng minh việc ủy quyền và thực hiện yêu cầu xác thực điện tử đối với các thủ tục thuộc phạm vi bắt buộc.

Song song đó, khi thực hiện Ủy quyền đăng ký doanh nghiệp trên VNeID, người nhận ủy quyền cần gửi đúng yêu cầu và người đại diện hợp pháp phải kiểm tra, xác nhận trên tài khoản của mình. Phân biệt đúng hai quy trình này sẽ giúp doanh nghiệp tránh nhầm lẫn khi thực hiện thủ tục.

Một hồ sơ sai không chỉ làm mất thời gian – mà còn có thể khiến toàn bộ tiến độ đăng ký doanh nghiệp bị gián đoạn.

Liên hệ GD WORLD ngay hôm nay để được hỗ trợ rà soát giúp doanh nghiệp hoàn thiện hồ sơ đúng quy định và vận hành thuận lợi ngay từ đầu.